Jakby wyglądała Twoja firma, gdybyś Ty i Twój zespół zyskał dodatkowe 233 godziny w miesiącu? Właśnie taki wynik osiągnął nasz klient Tomasz dzięki wdrożeniu automatyzacji. Czy zaczął pozyskiwać nowych klientów? Albo poleciał na wakacje? Tego nie będziemy zdradzać, za to zdradzimy Wam jak to się stało i jak w łatwy sposób, możecie osiągnąć taki sam wynik.
Korzystacie z systemu do wystawiania faktur?
Na pewno! A z systemu CRM? Zapewne też! (A jeśli nie to, zdecydowanie polecamy, by usprawnić działanie firmy). Przyznajcie! Przepisywanie danych z CRM do faktur jest bardzo czasochłonne…
Zautomatyzowanie tej czynności przyniosło Tomaszowi 233 godziny oszczędności w miesiącu.
Nieźle,c’nie?
Zacznijmy jednak od początku. Nasz klient Tomasz Kamola był świadomy, że automatyzacja przyniesie mu dużo korzyści. Jego firma Wiza Serwis zajmuje się uzyskiwaniem wiz i innych dokumentów wydawanych przez Ambasady, Ministerstwa i urzędy. Potrzebujecie takiej pomocy? Zgłoście się do Tomasza!
Wracając do automatyzacji, jeśli dopiero wpadliście na pomysł, że może ona uwolnić Wam dużo czasu — podciągnijcie rękawy i zabierajcie się do czytania tego artykułu!
Tomasz korzysta z CRM Pipedrive i z systemu do wystawiania faktur inFakt. Postanowił je połączyć — jednak nie było to wcale takie proste. Początkowo próbował korzystać z pomocy programistów, jednak oni twierdzili, że tego nie da się zrobić. ☹ Wziął sprawy w swoje ręce i zdecydował samemu rozwiązać problem. Szukał w internecie sposobu i tak trafił na aplikację Make*. Był przekonany, że dzięki niej uda mu się wdrożyć automatyzacje. Początkowo próbował sam połączyć inFakt i Pipedrive jednak napotkał problem — InFakt nie był dostępny z poziomu Make’a,
Spokojnie! Te narzędzia nadal można zintegrować. Wystarczy wykorzystać API* — z tym problemem Tomasz nie mógł poradzić sobie samodzielnie i tak trafił pod nasze skrzydła.
Dalsze wdrożenie było ekspresowe. Najpierw sprawdziliśmy, czy można połączyć ze sobą systemy i przystąpiliśmy do akcji.
Proces wystawiania faktur w firmie Tomasza przed automatyzacja wyglądał w ten sposób:
- Handlowcy wpisywali dane do systemu CRM; uzupełniali ilość sprzedaży, dane osobowe i kontaktowe klientów.
- Księgowy na tej podstawie wystawiał faktury, skrupulatnie przepisując dane i wysłał je do klienta.
Jeśli kiedykolwiek działaliście w ten sposób… doskonale wiecie jakie wyzwania pojawiają się przy takich zadaniach:
❌ Zmęczenie monotonną pracą powoduje, dłuży czas realizacji i małą produktywność.
❌Pojawiają się literówki w nazwach firmy; w rezultacie konieczne jest wystawienie korekty faktury.
❌ Źle przeklejony mail i faktura zostaje wysłana do innego klienta… tym samym ujawnia wrażliwe dane… .
Gdy automatyzacja została wdrożona — żadne z tych błędów nie miało miejsca. . Wszystko jest robione przez precyzyjnego robota!
Po wdrożeniu automatyzacji porównaliśmy dwa procesy i zmierzyliśmy czas, jaki oszczędził Tomasz po wdrożeniu. Nie liczyliśmy ile zajmowało gaszenie pożarów po popełnionych błędach, ani kosztów utraconego skupienia.
233 godziny w miesiącu jest imponującym wynikiem!
A teraz krótki poradnik! Na co warto zwrócić uwagę, jeśli chcielibyście wdrożyć tę automatyzację:
- Przeanalizujcie ilość faktur — zbadajcie, ile ta czynność zajmuje Wam czasu, jak często pojawiają się błędy, i ile tych faktur miesięcznie wystawiacie. Jeśli ta ilość jest niewielka, może okazać się, że wdrożenie automatyzacji jest nieopłacalne.
- Zastanówcie się, czy programy CRM i system do faktur spełniają Wasze oczekiwania. Sprawdźcie, czy na rynku nie ma dostępnych innych narzędzi, które będą dla Was lepsze. Przy decyzji o wdrożeniu automatyzacji, warto mieć pewność, że jesteśmy zadowoleni z obecnych systemów i chcemy zostać z nimi na dłużej.
- Jeśli nie chcecie zlecać zewnętrznej firmie wykonanie automatyzacji — zaprzyjaźnijcie się z narzędziem Make lub n8n; pozwalają one zintegrować systemy.
- W wybranym narzędziu nie ma bezpośredniej integracji z wybranym przez Was systemem? Na przykładzie Pana Tomasza, pokazujemy, że nie jest to problem. Dzięki API* (jeśli aplikacja udostępnia korzystanie z API na zewnątrz) możecie zintegrować systemy.
By wszystko było jasne; przygotowaliśmy słownik trudnych pojęć:
- Make i n8n — narzędzia, które są mostem dwóch lub kilku aplikacji. Tzn. potrafią przesłać dane pomiędzy aplikacjami.
- API — interfejs programowania aplikacji. Inaczej mówiąc, jest to zespół reguł, które umożliwiają przesyłanie danych pomiędzy aplikacjami.
Podsumowując automatyzacja tak prostej czynności, jak wystawianie faktur może przynieść duże korzyści:
- Czasowe — jak zaoszczędzone 233h w miesiącu.
- Finansowe — dzięki zmniejszeniu czasu pracy zespołu lub wykorzystaniu uwolnionego czasu na kreatywne zadania czy pozyskiwanie nowych klientów.
- Ale też te mniej oczywiste — czyli eliminacja błędów praktycznie do zera. A to powoduje mniejszy stres i większą satysfakcję ze swojej pracy. 😎
Jedno jest pewne — jeśli wystawiacie dużą ilość faktur, warto zainteresować się tematem i uwolnić swój czas.
