Branża e-commerce to wspaniałe środowisko dla ludzi lubiących zmiany, dynamiczne działanie i nowoczesne rozwiązania. Lubię swoją pracę właśnie za to, że mam olbrzymi wpływ na jej przebieg. Wiele zależy od tego, co wymyślę, zaprojektuję i wdrożę. Nadchodzi jednak moment, kiedy kartka z pomysłami się zapełnia. Brakuje czasu na realizację i zaczynamy się denerwować, zapominać, spieszyć. Tracimy możliwości na zarabianie pieniędzy. Na tym poziomie warto się nauczyć zarządzania sobą w czasie.
Istnieje wiele zasad, o jakich warto pamiętać. To, co w nich podziwiam, to przede wszystkim fakt, że są: proste, oczywiste, łatwe do wdrożenia i przydatne każdego dnia. Zarządzanie sobą w czasie jest dla mnie olbrzymią motywacją. Dlatego, że efekty widać od razu! To takie proste. Jaki jest haczyk? O tak… jest haczyk.
Dyscyplina
Jeśli jesteś człowiekiem kreatywnym i twórczym, masz pewnie kilka świstków papieru lub elektronicznych dokumentów z zapiskami, nakreślonymi projektami, wizjami. Wszystko czeka na realizację. Dlaczego? Bo pomysł to nie wszystko. „Jutro się tym zajmę” – kolejny plan jaki się nie udał? Zapomnij o tym! Od dziś każdy pomysł zapisuj nie na kartce czy w dokumencie, ale w KALENDARZU. Przyporządkuj mu konkretną datę, godzinę i czas na jego realizację.
Ale pewnie już o tym wiesz. Tak – kalendarz to oczywista sprawa! Jednak mało kto korzysta z niego systematycznie, efektywnie i poprawnie.
Kiedyś przeczytałam w jednej książce o tematyce zarządzania sobą w czasie pewne zdanie, które dało mi do myślenia. Ogólny sens był taki, że na- prawdę warto poświęcić dwie minuty na wpisanie do kalendarza informacji o zdarzeniu, które trwało 30 sekund. Jest tak, ponieważ systematyczność i ciągła praca nad kalendarzem pozwalają nam go udoskonalać, uskuteczniać i zyskiwać tak cenny czas.
Jak budować kalendarz?
1. Zadania powtarzalne.
Zacznijmy od tego, co nam znane. Są pewne czynności na tyle powszednie, że przestajemy je dostrzegać i brać pod uwagę, choć w rzeczywistości zajmują nam bardzo dużo czasu. Musimy jednak:
- zidentyfikować je;
- przeznaczyć na nie czas.
Mogą to być: rozmowy telefoniczne (60 min), odbieranie maili (60 min), obsługa zamówień (60 min). Coś, co robimy codziennie. Warto tu zauważyć, jak wiele czasu umyka nam na tych zadaniach. Z dziennej puli (8 godzin – 480 min) poświęcamy na nie prawie 40% czasu.
480 min – 180 min = 300 min
2. Przerwy.
W kalendarzu koniecznie należy umieścić przerwy. Zwiększają naszą efektywność i koncentrację. Musimy o nich pamiętać i przeznaczyć na nie czas. Pamiętajmy o przerwach – to bardzo ważne. Mogą to być: przerwa obiadowa (30 min), przerwy na kawę i rozmowy ze współpracownikami (20 min)
300 min – 50 min = 250 min
3. Czas kluczowy.
W ciągu dnia dobrze jest wygospodarować czas na pracę bez przerwy. Czas, w którym nie będą nam przeszkadzać telefony, maile, współpracownicy. Jest to okres prze- znaczony na wykonanie najważniejszego zadania/projektu danego dnia. Mogą to być: ustalenie strategii sprzedaży, wdrożenie nowego projektu, przygotowanie ważnego raportu (60 min).
250 min – 60 min = 190 min
4. Projekty bieżące.
To zadania, o których wiemy, że są do zrobienia, jednak nie wymagają tak wielkiego zaangażowania, jak te umieszczone w czasie kluczowym. Mogą to być: zaplanowane zebrania, wdrażanie bieżących projektów marketingowych, umówione spotkania, zdobywanie informacji (90 min).
190 min – 90 min = 100 min
5. Zadania i sytuacje nieprzewidziane.
Nie można ulegać pokusie wypełniania swojego kalendarza po brzegi ściśle określanymi zadaniami. Błędnie prowadzony kalendarz może okazać się niemożliwy do zrealizowania, co wprowadzi chaos i zdenerwowanie. Każdego dnia powinniśmy przeznaczyć pewien czas na zdarzenia nieoczekiwane. Jest to ważne, ponieważ kiedy się zjawią, będziemy mogli spokojnie sobie z nimi poradzić – bez ingerowania w nasz plan pracy i bez powodowania opóźnień. Mogą to być: problemy techniczne, konieczność naprawienia wyłapanego błędu, nieoczekiwany telefon lub spotkanie, nieoczekiwane zadanie (60 min).
100 min – 60 min = 40 min
6. Planowanie i podsumowanie (40 min).
Myślę, że to najważniejsza część zarządzania czasem. Ciągła praca, modyfikowanie kalendarza, dostosowywanie go do warunków, możliwości i własnych preferencji nie powinno mieć końca.
Planowanie i podsumowanie
1. Codziennie po zakończeniu pracy wykonaj podsumowanie:
- co udało mi się dziś zrobić?
- co trzeba przenieść na następny dzień?
- na ile zrealizowałem założenia?
- jakie popełniłem błędy?
- jak zapobiegać powstawaniu takich błędów?
- oceń poprawność wykonania planu i nanieś ewentualne poprawki/pomysły/zadania.
Takie podsumowanie da Ci obraz wykonanej pracy, pozwoli na zaznaczenie zakończenia dnia pracy i uporządkowanie myśli. Da Ci świadomość wykorzystanego czasu i wykorzystanych, a także utraconych możliwości.
2. Codziennie przed rozpoczęciem pracy wykonaj planowanie:
- zapoznaj się z tym, co jest zaplanowane na dany dzień;
- oceń poprawność wykonania planu i nanieś ewentualne poprawki/pomysły/zadania.
Pamiętaj, by w kalendarzu zapisywać nie tylko to, co zamierzasz zrobić. Zapisuj także to, co zrobiłeś, a nie zapisałeś tego wcześniej. Takie zapisywanie wsteczne ogromnie wpływa na sesję planowania i podsumowania, ponieważ pokazuje efektywność planów i pozwala je dostosowywać do realnych warunków.
Przydatne zasady
1. Moja ulubiona zasada – Zasada Pareto 80/20
Znana, uniwersalna i bardzo pomocna. Jedyne, co trzeba z nią zrobić to… uświadomić ją sobie. 20% czasu, jaki wykorzystujemy daje 80% efektów, jakie osiągamy. 20% ludzi posiada 80% światowego bogactwa. Jak duże znaczenie danego dnia będzie miało odpowiednio wykorzystane 90 minut?
2. Zasada Parkinsona 60/40
Zauważa się tu, jak ważne jest przewidywanie rzeczy nieprzewidywalnych. Co, jeśli zaplanujemy całe 8 godzin dnia pracy, a nagle zdarzy się coś nieoczekiwanego, co nie jest zanotowane w kalendarzu? Spowoduje to opóźnienie, pośpiech, chaos. Nie możemy sobie na to pozwolić. Dlatego w proponowanym przeze mnie modelu kalendarza zarezerwowaliśmy czas na zadania i sytuacje nieprzewidywalne.
Zasada Parkinsona mówi, że zaplanować należy tylko 60% dostępnego czasu, a 40% pozostawić na sytuacje nieprzewidziane.
3. Zasada 2 minut
Zawsze analizuj efekty i ciągle modyfikuj, ulepszaj swój plan. Ta zasada zmieniła moje podejście do pewnych spraw i pozwoliła ograniczyć listę rzeczy odkładanych na później do minimum. „Nigdy nie odkładaj na później czegoś, co zajmie Ci mniej niż 2 minuty”. Proste, genialne i bardzo efektywne.
Działaj od teraz!
Podobnych zasad jest mnóstwo. Zauważ, że każdą z nich możesz wdrożyć już dzisiaj. Spróbuj! Modyfikuj je, dopasowuj do swoich potrzeb. Zdobądź jak najwięcej czasu dla siebie, na realizację nowych pomysłów i założeń. Pamiętaj, że najważniejsza jest dyscyplina i systematyczność. Efekty mogą Cię zaskoczyć. Zawsze analizuj te efekty i ciągle modyfikuj, ulepszaj swój plan. O wielu zasadach zapominamy, nie wchodzą nam w nawyk. Warto więc zanotować je w widocznym miejscu i co jakiś czas sobie przypominać.
Swoją drogą, jak to jest, że pojawiają się wciąż nowe systemy, usprawnienia, przyspieszenia… a nam wciąż brakuje czasu? W tym wszystkim pamiętajmy, że liczy się efektywna praca, ale i efektywny wypoczynek.
—
Autorką powyższego tekstu jest Olga Podolecka — właścicielka Wetro.pl, internetowej dystrybucji akcesoriów wyposażenia wnętrz. Absolwentka Uniwersytetu Ekonomicznego w Krakowie. Wcześniej specjalista ds. marketingu, serwisów aukcyjnych, logistyki i rozwoju sprzedaży w sklepach internetowych.
Powyższy artykuł pochodzi z Magazynu eKomercyjnie #15. Zapraszamy do przeczytania całego numeru!
