Zarządzanie sobą w czasie

Edukacja i rozwój osobisty w e-commerce
Ekomercyjnie

Olga Podolecka

Branża e-commerce to wspaniałe środowisko dla ludzi lubiących zmiany, dynamiczne działanie i nowoczesne rozwiązania. Lubię swoją pracę właśnie za to, że mam olbrzymi wpływ na jej przebieg. Wiele zależy od tego, co wymyślę, zaprojektuję i wdrożę. Nadchodzi jednak moment, kiedy kartka z pomysłami się zapełnia. Brakuje czasu na realizację i zaczynamy się denerwować, zapominać, spieszyć. Tracimy możliwości na zarabianie pieniędzy. Na tym poziomie warto się nauczyć zarządzania sobą w czasie.

Istnieje wiele zasad, o jakich warto pamiętać. To, co w nich podziwiam, to przede wszystkim fakt, że są: proste, oczywiste, łatwe do wdrożenia i przydatne każdego dnia. Zarządzanie sobą w czasie jest dla mnie olbrzymią motywacją. Dlatego, że efekty widać od razu! To takie proste. Jaki jest haczyk? O tak… jest haczyk.

Dyscyplina

Jeśli jesteś człowiekiem kreatywnym i twórczym, masz pewnie kilka świstków papieru lub elektronicznych dokumentów z zapiskami, nakreślonymi projektami, wizjami. Wszystko czeka na realizację. Dlaczego? Bo pomysł to nie wszystko. „Jutro się tym zajmę” – kolejny plan jaki się nie udał? Zapomnij o tym! Od dziś każdy pomysł zapisuj nie na kartce czy w dokumencie, ale w KALENDARZU. Przyporządkuj mu konkretną datę, godzinę i czas na jego realizację.

Ale pewnie już o tym wiesz. Tak – kalendarz to oczywista sprawa! Jednak mało kto korzysta z niego systematycznie, efektywnie i poprawnie.

Kiedyś przeczytałam w jednej książce o tematyce zarządzania sobą w czasie pewne zdanie, które dało mi do myślenia. Ogólny sens był taki, że na- prawdę warto poświęcić dwie minuty na wpisanie do kalendarza informacji o zdarzeniu, które trwało 30 sekund. Jest tak, ponieważ systematyczność i ciągła praca nad kalendarzem pozwalają nam go udoskonalać, uskuteczniać i zyskiwać tak cenny czas.

Jak budować kalendarz?

1. Zadania powtarzalne.
Zacznijmy od tego, co nam znane. Są pewne czynności na tyle powszednie, że przestajemy je dostrzegać i brać pod uwagę, choć w rzeczywistości zajmują nam bardzo dużo czasu. Musimy jednak:

  • zidentyfikować je;
  • przeznaczyć na nie czas.

Mogą to być: rozmowy telefoniczne (60 min), odbieranie maili (60 min), obsługa zamówień (60 min). Coś, co robimy codziennie. Warto tu zauważyć, jak wiele czasu umyka nam na tych zadaniach. Z dziennej puli (8 godzin – 480 min) poświęcamy na nie prawie 40% czasu.

480 min – 180 min = 300 min

2. Przerwy.
W kalendarzu koniecznie należy umieścić przerwy. Zwiększają naszą efektywność i koncentrację. Musimy o nich pamiętać i przeznaczyć na nie czas. Pamiętajmy o przerwach – to bardzo ważne. Mogą to być: przerwa obiadowa (30 min), przerwy na kawę i rozmowy ze współpracownikami (20 min)

300 min – 50 min = 250 min

3. Czas kluczowy.
W ciągu dnia dobrze jest wygospodarować czas na pracę bez przerwy. Czas, w którym nie będą nam przeszkadzać telefony, maile, współpracownicy. Jest to okres prze- znaczony na wykonanie najważniejszego zadania/projektu danego dnia. Mogą to być: ustalenie strategii sprzedaży, wdrożenie nowego projektu, przygotowanie ważnego raportu (60 min).

250 min – 60 min = 190 min

4. Projekty bieżące.
To zadania, o których wiemy, że są do zrobienia, jednak nie wymagają tak wielkiego zaangażowania, jak te umieszczone w czasie kluczowym. Mogą to być: zaplanowane zebrania, wdrażanie bieżących projektów marketingowych, umówione spotkania, zdobywanie informacji (90 min).

190 min – 90 min = 100 min

5. Zadania i sytuacje nieprzewidziane.
Nie można ulegać pokusie wypełniania swojego kalendarza po brzegi ściśle określanymi zadaniami. Błędnie prowadzony kalendarz może okazać się niemożliwy do zrealizowania, co wprowadzi chaos i zdenerwowanie. Każdego dnia powinniśmy przeznaczyć pewien czas na zdarzenia nieoczekiwane. Jest to ważne, ponieważ kiedy się zjawią, będziemy mogli spokojnie sobie z nimi poradzić – bez ingerowania w nasz plan pracy i bez powodowania opóźnień. Mogą to być: problemy techniczne, konieczność naprawienia wyłapanego błędu, nieoczekiwany telefon lub spotkanie, nieoczekiwane zadanie (60 min).

100 min – 60 min = 40 min

6. Planowanie i podsumowanie (40 min).
Myślę, że to najważniejsza część zarządzania czasem. Ciągła praca, modyfikowanie kalendarza, dostosowywanie go do warunków, możliwości i własnych preferencji nie powinno mieć końca.

Planowanie i podsumowanie

1. Codziennie po zakończeniu pracy wykonaj podsumowanie:

  • co udało mi się dziś zrobić?
  • co trzeba przenieść na następny dzień?
  • na ile zrealizowałem założenia?
  • jakie popełniłem błędy?
  • jak zapobiegać powstawaniu takich błędów?
  • oceń poprawność wykonania planu i nanieś ewentualne poprawki/pomysły/zadania.

Takie podsumowanie da Ci obraz wykonanej pracy, pozwoli na zaznaczenie zakończenia dnia pracy i uporządkowanie myśli. Da Ci świadomość wykorzystanego czasu i wykorzystanych, a także utraconych możliwości.

2. Codziennie przed rozpoczęciem pracy wykonaj planowanie:

  • zapoznaj się z tym, co jest zaplanowane na dany dzień;
  • oceń poprawność wykonania planu i nanieś ewentualne poprawki/pomysły/zadania.

Pamiętaj, by w kalendarzu zapisywać nie tylko to, co zamierzasz zrobić. Zapisuj także to, co zrobiłeś, a nie zapisałeś tego wcześniej. Takie zapisywanie wsteczne ogromnie wpływa na sesję planowania i podsumowania, ponieważ pokazuje efektywność planów i pozwala je dostosowywać do realnych warunków.

Przydatne zasady

1. Moja ulubiona zasada – Zasada Pareto 80/20
Znana, uniwersalna i bardzo pomocna. Jedyne, co trzeba z nią zrobić to… uświadomić ją sobie. 20% czasu, jaki wykorzystujemy daje 80% efektów, jakie osiągamy. 20% ludzi posiada 80% światowego bogactwa. Jak duże znaczenie danego dnia będzie miało odpowiednio wykorzystane 90 minut?

2. Zasada Parkinsona 60/40
Zauważa się tu, jak ważne jest przewidywanie rzeczy nieprzewidywalnych. Co, jeśli zaplanujemy całe 8 godzin dnia pracy, a nagle zdarzy się coś nieoczekiwanego, co nie jest zanotowane w kalendarzu? Spowoduje to opóźnienie, pośpiech, chaos. Nie możemy sobie na to pozwolić. Dlatego w proponowanym przeze mnie modelu kalendarza zarezerwowaliśmy czas na zadania i sytuacje nieprzewidywalne.

Zasada Parkinsona mówi, że zaplanować należy tylko 60% dostępnego czasu, a 40% pozostawić na sytuacje nieprzewidziane.

3. Zasada 2 minut
Zawsze analizuj efekty i ciągle modyfikuj, ulepszaj swój plan. Ta zasada zmieniła moje podejście do pewnych spraw i pozwoliła ograniczyć listę rzeczy odkładanych na później do minimum. „Nigdy nie odkładaj na później czegoś, co zajmie Ci mniej niż 2 minuty”. Proste, genialne i bardzo efektywne.

Działaj od teraz!

Podobnych zasad jest mnóstwo. Zauważ, że każdą z nich możesz wdrożyć już dzisiaj. Spróbuj! Modyfikuj je, dopasowuj do swoich potrzeb. Zdobądź jak najwięcej czasu dla siebie, na realizację nowych pomysłów i założeń. Pamiętaj, że najważniejsza jest dyscyplina i systematyczność. Efekty mogą Cię zaskoczyć. Zawsze analizuj te efekty i ciągle modyfikuj, ulepszaj swój plan. O wielu zasadach zapominamy, nie wchodzą nam w nawyk. Warto więc zanotować je w widocznym miejscu i co jakiś czas sobie przypominać.

Swoją drogą, jak to jest, że pojawiają się wciąż nowe systemy, usprawnienia, przyspieszenia… a nam wciąż brakuje czasu? W tym wszystkim pamiętajmy, że liczy się efektywna praca, ale i efektywny wypoczynek.


Autorką powyższego tekstu jest Olga Podolecka — właścicielka Wetro.pl, internetowej dystrybucji akcesoriów wyposażenia wnętrz. Absolwentka Uniwersytetu Ekonomicznego w Krakowie. Wcześniej specjalista ds. marketingu, serwisów aukcyjnych, logistyki i rozwoju sprzedaży w sklepach internetowych.

Powyższy artykuł pochodzi z Magazynu eKomercyjnie #15. Zapraszamy do przeczytania całego numeru!

Reklama

Pozycjonowanie stron internetowych

Przeczytaj również:

Artykuł
27.09.2023

Monitoring marki w e-commerce: jak śledzić i analizować opinie klientów o Twojej marce?

Robert Walkowski

Robert Walkowski

Digital Marketing Specialist
brandly360.com

Artykuł
18.09.2023

Wdrożenie sklepu internetowego krok po kroku

Joanna Śliwa

Joanna Śliwa

Content Marketing Specialist
satisfly.co

Ekomercyjni

Nowa, zamknięta grupa na facebooku. Dużo ekomercyjnej wiedzy, networking, pomoc. Tu się poznasz na e-commerce.

Zobacz grupę