Przepisy podatkowe przewidują odrębne regulacje dotyczące dokumentowania sprzedaży przez Internet. Przedsiębiorcy muszą pamiętać o specyficznych terminach wystawiania faktur i drukowania paragonów, które różnią się w zależności od tego, w jaki sposób klient płaci za towar i odbiera go. Trzeba także wiedzieć, jak postępować w przypadku zwrotów.
Kiedy klient musi otrzymać dokument sprzedaży?
W związku ze sprzedażą może pojawić się konieczność wystawienia dokumentu potwierdzającego transakcję i wręczenia go klientowi. Dzieje się tak jednak tylko w następujących sytuacjach:
- sprzedawca korzysta z kasy fiskalnej, a nabywcą jest osoba prywatna – sprzedawca ma obowiązek przekazać nabywcy paragon,
- nabywca życzy sobie otrzymać fakturę lub rachunek w związku z transakcją – sprzedawca ma obowiązek przekazać nabywcy fakturę lub rachunek,
- sprzedawca jest czynnym podatnikiem VAT, a nabywcą jest inna firma – sprzedawca ma obowiązek przekazać nabywcy fakturę.
Co za tym idzie, paragonów nie trzeba wręczać nabywcom, którzy prowadzą działalność gospodarczą, natomiast do wręczania faktur bez żądania nabywcy zobligowani są tylko VAT-owcy, ale jedynie w związku z transakcjami na rzecz innych firm. Warto przy tym pamiętać, że przedsiębiorcy, którzy prowadzą sprzedaż wysyłkową na rzecz osób prywatnych mogą spełniać warunki zwolnienia z rejestrowania transakcji na kasie fiskalnej (i przekazywania klientom paragonów). Ta kwestia jest opisana szerzej w dalszej części artykułu.
Kiedy należy wystawić paragon lub fakturę przy sprzedaży online?
Termin powstania obowiązku ewidencjonowania sprzedaży, a tym samym wystawienia paragonu lub faktury przy sprzedaży przez Internet, zależy od tego, czy towar dostarczany jest wysyłkowo oraz od formy zapłaty jaką akceptuje sprzedawca. Przy sprzedaży wysyłkowej terminy ewidencji są następujące:
- zapłata przelewem bankowym (przedpłata) – obowiązek ewidencji sprzedaży pojawia się zgodnie z datą wydaniu towaru, czyli wysyłki,
- płatność przy odbiorze – obowiązek ewidencji sprzedaży pojawia się zgodnie z datą otrzymania zapłaty za towar.
Co w przypadku odbioru osobistego? Jeżeli klient odbiera towar osobiście i płaci gotówką, to wtedy przedsiębiorca jednocześnie otrzymuje zapłatę, wydaje towar i wystawia dokument sprzedaży, a zatem data ewidencji, w tym np. wystawienia paragonu, jest oczywista. W takim przypadku sprzedaż nie różni się w istocie od sprzedaży prowadzonej offline.
Jeżeli natomiast klient dokonuje przedpłaty i dopiero później odbiera towar osobiście, przedsiębiorca musi wystawić dokument sprzedaży w momencie otrzymania zapłaty na konto (a nie wysyłki, czy odbioru). Przepisy podatkowe wskazują bowiem, że należności i zaliczki za towary uzyskane przez sprzedawcę przed wydaniem towaru powodują powstanie obowiązku podatkowego według daty ich otrzymania.
Czy paragon można przesłać wraz z towarem?
Przy sprzedaży wysyłkowej rejestrowanej kasą fiskalną, przedsiębiorca nie jest zwolniony z konieczności dostarczenia klientowi paragonu. Najczęstszą praktyką jest przesyłanie paragonu w jednej paczce wraz z zakupem. Warto jednak pamiętać, że takie działanie nie zawsze jest poprawne.
Wysyłka paragonu wraz zakupionym towarem nie jest prawidłowa, gdy klient płaci przy odbiorze przesyłki. Wówczas bowiem sprzedaż zostanie zaewidencjonowana w złym terminie – z przytoczonych powyżej zasad wynika, że płatność przy odbiorze obliguje sprzedawcę do rejestracji sprzedaży w momencie otrzymania zapłaty. Natomiast w przypadku płatności przy odbiorze, termin uzyskania zapłaty jest inny, niż termin wysyłki. Co za tym idzie, nie ma możliwości wysyłki paragonu w takiej paczce – paragon powinien dotrzeć do klienta później, w osobnej przesyłce.
Rozwiązaniem tej sytuacji może być wystawianie faktur za każdym razem i dołączanie ich do każdej przesyłki z płatnością przy odbiorze. Wówczas przedsiębiorca może wystawić paragon po otrzymaniu zapłaty i zachować go wraz z kopią faktury – nie musi już przekazywać go do klienta.
Kiedy sprzedaż wysyłkowa obliguje do korzystania z kasy fiskalnej?
Zdarza się, że sprzedaż, która spełnia zasady tzw. sprzedaży wysyłkowej jest zwolniona z konieczności instalacji kasy fiskalnej bez względu na wysokość obrotu. Musi jednak spełniać określone warunki:
- zapłata za towar jest dokonywana za pośrednictwem, banku, poczty lub SKOK-u na rachunek bankowy sprzedawcy,
- sprzedawca prowadzi ewidencję zapłat, na podstawie której da się jednoznacznie zidentyfikować dokonaną wpłatę z dostawą towaru i jego odbiorcą.
Jeżeli natomiast sprzedawca chce zaoferować klientom płatność gotówką (przy odbiorze), to wówczas musi pamiętać o limicie obrotu wynoszącym 20 000 złotych rocznie. Po przekroczeniu tej kwoty trzeba zainstalować kasę fiskalną.
Istnieją jednak takie rodzaje sprzedaży, które nakazują instalację kasy fiskalnej niezależnie od sposobu płatności i wysokości obrotu. Chodzi o przedsiębiorców sprzedających m.in. części do silników, sprzęt radiowy i telekomunikacyjny, sprzęt fotograficzny, wyroby z metali szlachetnych, nośniki danych jak płyty CD/DVD lub karty pamięci zapisane danymi lub zawierające oprogramowanie.
Zwrot towaru wymaga korekty sprzedaży
Zdarza się, że towar sprzedany wysyłkowo z różnych powodów wraca do sprzedawcy. Najczęściej zdarza się tak, gdy klient:
- nie odbiera towaru (np. z powodu nieobecności lub błędnego adresu wysyłki),
- zwraca towar (np. z uwagi na rezygnację z zakupu lub reklamację).
Jeżeli klient nie odebrał towaru to uznaje się, że do transakcji w ogóle nie doszło. Taką sprzedaż należy po prostu anulować, a ewentualną płatność zwrócić klientowi. W przypadku wbicia tej transakcji na kasę fiskalną, sprzedaż w danym miesiącu należy zmniejszyć o wartość nieodebranego towaru. Paragon trzeba wpisać do rejestru korekt kasy fiskalnej. Jeżeli do transakcji została wystawiona faktura, to należy ją podpiąć pod kopię paragonu oraz opisać jako anulowana z podaniem przyczyny. Wartość tej faktury nie powiększa kwoty sprzedaży w danym okresie.
Natomiast w przypadku zwrotu towaru lub reklamacji, sprzedaż należy skorygować zgodnie z datą, w której sprzedawca otrzymał towar z powrotem. Jeżeli transakcja była zarejestrowana na kasie fiskalnej, przedsiębiorca sporządza protokół zwrotu, do którego załącza paragon – o ile został zwrócony.
W przypadku zwrotu towaru bez paragonu, ważne, aby sprzedawca posiadał potwierdzenie przelewu, którym oddał klientowi zapłatę. Ponadto, należy także prowadzić dodatkową ewidencję zwrotów, dzięki której można przyporządkować dany przelew do właściwego towaru i protokołu zwrotu. Protokół zwrotu powinien zawierać wartość netto towaru, kwotę VAT oraz wartość korekty. Na podstawie protokołu zmniejsza się wartość sprzedaży w danym okresie.
Jeżeli zaś towar został zwrócony, a została także wystawiona faktura VAT, to przedsiębiorca wystawia i przekazuje do klienta fakturę VAT korygującą z datą otrzymania zwróconego towaru. Sprzedawca może jednak obniżyć przychód dopiero gdy otrzyma potwierdzenie odbioru korekty przez klienta. Potwierdzenie odbioru korekty nie wymaga jednak, by klient odesłał podpisaną fakturę korygującą – wystarczy np. potwierdzenie e-mailowe.
Autorem powyższego materiału jest Sebastian Bobrowski, Dyrektor Finansowy inFakt – firmy oferującej księgowość z dostępem do dokumentów i finansów w aplikacji online, darmowym kurierem i profesjonalną obsługą księgową.
