Autorem artykułu jest Maria Lothamer z iSecure Sp. z o.o., specjalizującej się w doradztwie z zakresu ochrony danych osobowych.
Najprostszą i najwygodniejszą formą marketingu w obecnych czasach dla każdego przedsiębiorcy stał się e-mail marketing. Niestety w dalszym ciągu istnieją firmy, które korzystają z tej możliwości niezgodnie z prawem, co odbiorców e-mailingu mocno irytuje. Dlatego też, aby być uczciwym kontrahentem w stosunku do swoich przyszłych klientów, powinniśmy się dobrze przygotować zanim wyślemy jakąkolwiek informację handlową.
Stworzenie bazy marketingowej
Najbezpieczniejszą podstawą do rozpoczęcia działań e-mail marketingowych będzie stworzenie własnej bazy, tak abyśmy mieli pewność, że taka baza nie zawiera rekordów pozyskanych bezprawnie. Na początku powinniśmy się zastanowić, jakie dane będą nam potrzebne, aby móc taki e-mail marketing stosować i tylko takie dane od użytkowników zbierać. Zakres zbieranych danych oraz ich treść muszą być adekwatne do realizacji celu, w jakim będą one przetwarzane. Dane te będą stanowiły dane osobowe, ponieważ nawet jak będziemy zbierać wyłącznie adresy e-mail, to istnieją adresy, które taką daną według Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (GIODO) stanowią, w związku, z czym, powinniśmy zgłosić do GIODO zbiór w celu jego rejestracji.
Abyśmy mogli wykorzystywać zebrane dane w celu marketingowym, to zgodnie z Ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (UODO) oraz Ustawą z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (UŚUDE), niezbędna nam będzie zgoda użytkownika na ten właśnie konkretny cel. Oznacza to, że zgoda nie może być domniemana lub dorozumiana oraz wynikająca z innej zgody. Warto też na samym początku zastanowić się nad wszystkimi celami, w jakich będziemy chcieli wykorzystywać zebrane dane, ponieważ jeżeli w przyszłości zechcemy naszą bazę udostępniać innym przedsiębiorcom, aby to oni mogli z niej korzystać, to już na samym początku powinniśmy o tym pomyśleć i zbieraną zgodę rozszerzyć również o stosowne informacje, a najlepiej zastosować w tym celu odrębną zgodę.
Już przy samej zgodzie warto również się zastanowić nad spełnieniem kolejnego obowiązku wynikającego z UODO, a mianowicie nad spełnieniem obowiązku informacyjnego. Jako przedsiębiorca zbierający dane osobowe mamy obowiązek poinformować osobę, której dane dotyczą o adresie swojej siedziby oraz pełnej nazwie, każdym możliwym celu zbierania danych, prawie dostępu do treści tych danych oraz – w przypadku bazy marketingowej – o dobrowolności ich podania. Taką informację możemy właśnie zamieścić w zgodzie na przetwarzanie danych lub w jakimkolwiek innym miejscu, ale tak, aby mieć możliwość udowodnienia, że taka informacja została przekazana osobie, której dane dotyczą.
Prawa osób
Gdy już stworzymy sobie taką bazę marketingową i rozpoczniemy wysyłkę informacji handlowych, musimy cały czas pamiętać o prawach przysługujących tym osobom, których dane będą znajdowały się w naszej bazie. Są to m. in. prawa do uzyskania informacji o tym, kto jest administratorem danych, jakie dane i w jakim celu są przetwarzane, jakie jest źródło danych, komu i w jakim celu dane zostały udostępnione oraz najważniejsze – prawo do sprzeciwu na dalsze przetwarzanie danych w celach marketingowych oraz ich usunięcie.
Ważną kwestią jest również bezpieczeństwo danych osobowych zawierających się w naszej bazie, dlatego całą bazę oraz proces jej przetwarzania powinniśmy odpowiednio zabezpieczyć zgodnie z wymaganiami określonymi w UODO oraz w Rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych.
—
Maria Lothamer – Informatyk i audytor, partner zarządzający w firmie iSecure Sp. z o.o., specjalizującej się w doradztwie z zakresu ochrony danych osobowych.
