Żadne przedsiębiorstwo nie jest samowystarczalne i aby funkcjonować, potrzebuje partnerów. Każda firma jest zarówno sprzedawcą, jak i klientem. Dlatego spotkania biznesowe są nieodłącznym elementem praktycznie każdej działalności.
E-commerce to bardzo świeży i specyficzny rynek, a większość działań odbywa się tu za pośrednictwem Internetu. Właściwie, jeśli bardzo by się uprzeć, możemy nigdy nie dopuścić do spotkania twarzą w twarz z którymkolwiek z naszych partnerów. Coraz częściej kojarzymy ludzi raczej z głosem, adresem e-mail, adresem strony www lub nazwą firmy niż… z twarzą i wizerunkiem. Warto jednak wiedzieć, że spotkania mogą przynieść nam wiele jeszcze nie odkrytych korzyści.
Aby spotkanie biznesowe miało sens, musimy określić najważniejszy jego element – cele biznesowe. To pozwoli nam wynieść z niego konkretne, sensowne i wartościowe korzyści. Cele te powinny być przede wszystkim realne i jasno sformułowane. Formułując je, wzmocnimy pewność siebie, ustawimy priorytety i będziemy mogli jak najlepiej wykorzystać potencjał spotkania.
Jakie cele biznesowe możemy przykładowo ustalić?
1. Przeprowadzenie negocjacji – negocjacje są jednym z najczęstszych powodów spotkań. Celem jest oczywiście wygranie tych negocjacji. Wcześniej musimy jednak ustalić, jaki wynik będzie dla nas: najkorzystniejszy, dopuszczalny i nie do przyjęcia. Na podstawie tych jasno wyznaczonych progów łatwiej będzie nam określić oczekiwania i negocjować poszczególne warunki. Dlaczego twarzą w twarz? Wybierając formę spotkania możemy zastosować o wiele więcej technik negocjacyjnych i wywrzeć istotny wpływ na naszego partnera. Możemy zaprezentować osobowość i potencjał, jaki sobą reprezentujemy. Stajemy się realnym partnerem, a nie tylko adresem e-mail i cyferkami w tabeli obrotów. Tworzymy pewną wartość ponad to.
2. Zaplanowanie wspólnych działań – od dawna doceniany w biznesie efekt synergii to większa wartość z wspólnej pracy jednostek w porównaniu do sumy samodzielnych działań tych jednostek. Symboliczne 2+2=5 może stać się naszą korzyścią, jeśli będziemy potrafili współpracować i tworzyć projekty otwarte, wspólnie z innymi przedsiębiorstwami lub osobami. Spotkanie zorganizowane w tym celu daje pole do stworzenia pewnych pomysłów, określenia mocnych stron partnera oraz obszarów, w jakich się uzupełniamy. Dlaczego twarzą w twarz? Aby zaoferować swoje zaangażowanie i pracę, musimy mieć zaufanie do naszego partnera, a on do nas. Możemy je zyskać właśnie na spotkaniu dzięki wymianie poglądów, przedstawieniu osobowości, kontakcie werbalnym i niewerbalnym. Poznając kogoś osobiście, nabieramy do niego większego szacunku, a także jesteśmy w stanie więcej dla tej osoby poświęcić, niż dla „kontaktu w telefonie” czy znajomego głosu.
3. Wymiana wiedzy i doświadczenia – to bardzo ciekawy cel, jaki można osiągnąć przez delikatne i taktowne prowadzenie biznesowego dialogu. Należy tu bardzo uważać, ponieważ można się wiele dowiedzieć, ale i wiele stracić. Uczestnicząc w spotkaniach, często dziwiłam się, jak wiele ludzie zdradzają tajemnic i poufnych informacji. Dlaczego? To naturalne – chęć rozmowy, zaprezentowania się, zrobioną wrażenia na drugiej osobie. Jednak wymiana pewnych przemyślanych informacji może być bardzo korzystna dla obu stron. Mówię tu o wymianie kontaktów, porównaniu strategii, trendów, rozwiązań problemów, doświadczeń… Dzięki temu można zobaczyć “od kuchni” inne firmy, odwiedzając np. ich siedziby, a następnie wykorzystać u siebie działające w nich z powodzeniem rozwiązania.
4. Inne cele – cele biznesowe mogą być bardziej lub mniej skonkretyzowane. Jednak zawsze musimy je jasno określić, aby wykorzystać czas i energię poświęconą na spotkanie. Ważne, by po fakcie skonfrontować przygotowane założenia z realnymi wynikami i wyciągnąć wnioski. Wybierając się na spotkanie z jednym z moich partnerów, mające na celu rozszerzenie naszej współpracy o wprowadzenie kolejnej marki do mojej hurtowni, ustaliłam sobie następujące cele: określenie pozycji mojej firmy na rynku oraz przedstawienie głównych atutów, omówienie warunków wprowadzenia nowej marki, zdobycie zdjęć produktów, wynegocjowanie nagrody na wspólny konkurs na Facebooku ogłoszony w dniu wprowadzenia marki do partnerskiego sklepu, omówienie schematu wprowadzenia marki, zacieśnienie stosunków (poznanie partnerów jako osobowości). To, że zrealizowałam te cele sprawiło, że ze spotkania wyszłam spełniona i usatysfakcjonowana, ponieważ osiągnęłam założenia. Poświęciłam trzy godziny dla konkretów, a nie dla czegoś nieokreślonego.
Z kim warto się spotkać?
W zależności od specyfiki naszego e-biznesu współdziałamy z wieloma partnerami. Wszędzie tam, gdzie opłacalne są negocjacje, wspólne inicjatywy lub korzystna wymiana informacji, warto jest organizować spotkania. Jeśli prowadzimy sklep internetowy, warto spotkać się osobiście z przedstawicielami naszych dystrybutorów. Można wtedy ustalić lepsze warunki współpracy (pamiętaj, że negocjować możemy nie tylko ceny, ale i wydłużony termin płatności, lepsze warunki dostawy, gadżety konkursowe, nakłady na akcje marketingowe, materiały reklamowe itp.). To samo tyczy się spotkań z bezpośrednimi przedstawicielami sprzedawanych przez nas marek lub potencjalnymi partnerami hurtowymi. Kolejnym istotnym przykładem są firmy kurierskie. Tu pole do negocjacji jest szerokie, więc zawsze warto się spotkać – tym bardziej, że prawdopodobnie, by utrzymać naszą satysfakcję zawsze otrzymamy choćby małą korzyść.
Jeśli zachodzi taka potrzeba lub inicjatywa, warto spotkać się także ze strategicznymi klientami. To pomoże nam przywiązać ich do naszej osoby i uczynić wiernym klientem mniej wrażliwym na działania konkurencji.
Co ciekawe, warto też spotkać się z konkurencją. Dzięki takim spotkaniom można załagodzić ewentualne konflikty lub ustalić wspólną strategię. Natomiast z partnerami z konkurencji dalszej (mam na myśli np. tę samą branżę, lecz odmienny asortyment) można zorganizować wspólne akcje marketingowe.
Jak się przygotować do spotkania?
Najważniejsze pozostaje określenie wyżej wspomnianych celów. Aby jednak je osiągnąć, musimy podjąć pewne działania. Bardzo ważna jest wiara w siebie. Musimy pojawić się na spotkaniu w dobrym nastroju, z przyjacielskim nastawieniem, a przy tym profesjonalną postawą. Pamiętajmy, że reprezentujemy swoją osobą całe przedsiębiorstwo. To na podstawie naszego wizerunku będzie postrzegana nasza firma oraz jej wiarygodność.
Przed spotkaniem należy ustalić miejsce i czas spotkania, jakie odpowiadały będą wszystkim stronom. Warto także określić ramy czasowe, aby mieć świadomość upływającego czasu i zanadto nie skracać lub nie wydłużać rozmowy. Konieczne są także materiały – wizytówka, materiały dotyczące firmy, propozycje i plany proponowanych działań i strategii. Warto ustalić i wypisać plan spotkania. To zapewni nam większą kontrolę oraz pomoże zachować porządek i zrealizować wszystkie założone tematy.
Podstawowe elementy spotkania:
1. Pierwszym punktem spotkania jest powitanie. Oczywiście na spotkanie należy przybyć punktualnie – gdy pojawimy się za wcześnie, oczekiwanie może wywołać stres. Zbyt późne przybycie z pewnością wywrze negatywne wrażenie. Jeśli już wyniknie niespodziewana sytuacja, zawsze należy zadzwonić do partnera i szczerze wyjaśnić ważny powód spóźnienia wraz z określeniem dokładnej godziny przybycia. Obie strony powinny przyjąć w trakcie powitania wyprostowaną postawę, wymienić się uściskami dłoni i wyraźnie przedstawić imieniem, nazwiskiem i zajmowanym stanowiskiem. Następuje wtedy efekt pierwszego wrażenia, budowany na podstawie wyglądu, postawy, ubioru, zapachu oraz innych sygnałów werbalnych i niewerbalnych. O to wrażenie należy szczególnie zadbać, ponieważ zostanie na długo w pamięci.
Po przywitaniu oraz krótkiej wstępnej rozmowie warto omówić plan spotkania oraz ewentualnie określić ilość czasu, jaką dysponują strony. Następnie można przystąpić do części właściwej. Pamiętajmy, by słuchać. Słuchając, często możemy skorzystać o wiele więcej, niż przedstawiając jedynie swoje stanowisko.
Ważną częścią jest podsumowanie. Jest to pewien zbiór wszystkich wniosków i ustaleń, jaki pozwoli określić, czy wszystkie omówione aspekty są jasne i zrozumiałe dla obu stron. Takie podsumowanie warto zapisać i wysłać partnerowi np. mailem, aby ustalenia ze spotkania nie umknęły z pamięci. Podczas pożegnania warto wręczyć wizytówkę lub ew. materiały reklamowe oraz określić czas i formę kolejnego kontaktu. Na wspomnianym we wcześniejszej części spotkaniu otrzymałam od partnera drobny upominek. Nikt o nim nie wspomniał – odkryłam go w paczce z katalogami dopiero po opuszczeniu miejsca spotkania. Zrobiło to na mnie wrażenie! Teraz mam ten drobiazg w domu i myślę o omawianej marce dużo częściej.
Po co spotkania w e-commerce?
Spotkanie biznesowe to przede wszystkim budowanie marki, wzbudzanie zaufania i swojej pozycji. Jak już wspomniałam, reprezentujemy swoją osobą naszą firmę i to od naszych umiejętności zależy, jak będzie ona postrzegana przez partnerów oraz jakie korzyści uda nam się wynieść. Umiejscawianie kontaktów wyłącznie w Internecie czyni nas nieco anonimowymi klientami i sprawia, że nie wykorzystujemy potencjału naszych relacji biznesowych. Spotykając się twarzą w twarz zwiększamy swoją siłę przetargową, stajemy się osobowością, a nie tylko tabelami liczb. Jeśli jeszcze nie próbowałeś, sprawdź jak wiele możesz zyskać. Jeśli natomiast preferujesz już taką formę kontaktów pamiętaj, że warto ciągle się w tym kierunku doskonalić.
