Prowadzenie sklepu online w pojedynkę może być trudne, ale na początku działalności bywa możliwe. Gdy jednak sklep się rozwija, prędzej czy później przychodzi moment, w którym niezbędne są dodatkowe ręce do pracy czy to jeśli chodzi o obsługę klientów, czy to o działania marketingowe. Wtedy także pojawia się dylemat – jaką umowę zaproponować współpracownikowi?
Umowy cywilnoprawne to świetny sposób na pozyskanie współpracowników
Zasadniczo można wyróżnić trzy modele współpracy z podwykonawcami. Wybór zależy od skali i częstotliwości współpracy przy prowadzeniu sklepu online. Przedsiębiorca może:
- skorzystać z usług firmy zewnętrznej, która za usługę wystawia fakturę (np. firma programistyczna, biuro tłumaczeń),
- zatrudnić pracownika na podstawie umowy o pracę,
- zlecić wykonanie określonych zadań na podstawie umowy cywilno prawnej (zlecenie lub o dzieło).
Wybierając współpracę z inną firmą właściciel e-sklepu może skorzystać z usług renomowanych wykonawców. To może dawać gwarancję, że zlecenie będzie wykonane terminowo, a efekt pracy będzie spełniał jego wymagania. Jednak często usługi firm zewnętrznych mogą okazać się zbyt kosztowne, szczególnie na początku prowadzenia sklepu.
Alternatywą jest zatrudnienie pracownika do wykonania danego zadania. Współpraca na podstawie umowy o pracę wiąże się z pewnymi obowiązkami wobec osoby zatrudnionej. Przedsiębiorca musi zapewnić pracownikowi m.in. minimalne wynagrodzenie, udzielić mu ustawowej liczby dni urlopu, itd. Oczywiście, pracodawca musi odprowadzać za niego składki ZUS. W zamian pracownik wykonuje swoje obowiązki pod kontrolą i nadzorem pracodawcy, w miejscu i czasie wskazanych przez niego. Jest to więc rozwiązanie dla sklepów internetowych, które wymagają stale dostępnych pracowników.
Umowy zlecenie lub o dzieło wiążą się ze znacznie mniejszymi obowiązkami wobec wykonawcy. W odniesieniu do umowy zlecenia lub umowy o dzieło zastosowanie ma kodeks cywilny, a nie kodeks pracy. To zwalnia przedsiębiorcę z obowiązku zapewnienia szeregu przywilejów charakterystycznych dla umowy o pracę. Ponadto, finalne koszty zatrudnienia są dużo niższe niż w przypadku umowy o pracę.
Umowa o dzieło – ważny jest efekt
Aby wyjaśnić różnicę pomiędzy umową o dzieło a umową zleceniem posłużymy się przykładem sklepu internetowego z perfumami. Właściciel postanawia podjąć dodatkowe działania promocyjne i wprowadzić kilka usprawnień w swoim sklepie. W tym celu planuje:
- rozpocząć promocję sklepu na Facebooku,
- poszerzyć ofertę sklepu o nowe produkty,
- na stronie www sklepu wprowadzić funkcję komentowania produktów przez użytkowników witryny.
O tym, które z powyższych zadań można zlecić za pomocą umowy o dzieło decyduje fakt, czy da się określić rezultat pracy. Przedmiotem umowy o dzieło jest bowiem efekt finalny, który można stwierdzić w określonym czasie. Z zasady mniej istotny jest sam sposób wykonania zadania. Liczy się fakt, że pracownik może przedstawić zleceniodawcy „dzieło”, czyli rezultat swojej pracy.
Warto zaznaczyć, że w przypadku umowy o dzieło według ogólnej zasady zleceniobiorca nie musi wykonać powierzonej pracy osobiście. Może sam znaleźć podwykonawcę, chyba że treść umowy wyklucza taką możliwość. Jeżeli więc ważne jest, by wykonywał pracę osobiście, trzeba ten fakt zawrzeć w umowie.
W przypadku wspomnianego sklepu z perfumami na podstawie umowy o dzieło można zlecić m.in.:
- przygotowanie grafik do kampanii reklamowej na Facebooku,
- napisanie tekstów reklamowych,
- opisanie i wprowadzenie do systemu komputerowego sklepu określonej liczby nowych produktów,
- zaprogramowanie nowej funkcji pozwalającej na komentowanie.
W każdym z tych przypadków zleceniobiorca może przedstawić rezultat swojej pracy. Tymi efektami mogą być: pliki graficzne, teksty, pozycje w bazie danych sklepu, czy napisany kod nowej funkcji.
A zatem przed przystąpieniem do współpracy na podstawie umowy o dzieło trzeba dokładnie zastanowić się, czy da się „dzieło” określić, a następnie nazwać je, opisać i określić termin wykonania oraz sposób przekazania. Jeżeli zaś dzieła nie da się określić, to należy zawrzeć umowę zlecenie.
Umowa zlecenie – gdy trudno określić rezultat pracy
Nie zawsze jednak można w prosty sposób zdefiniować efekt pracy zleceniodawcy lub ma on po prostu mniejsze znaczenie, niż sam fakt wykonywania danej pracy w odpowiedni sposób lub w odpowiednim czasie. W takich przypadkach umowy o dzieło zawrzeć nie można. Należy posłużyć się umową zleceniem.
W przypadku sklepu z perfumami trudność z określeniem efektu mogą sprawić np.:
- prowadzenie komunikacji z użytkownikami na portalu Facebook – odpisywanie na wiadomości i komentarze,
- pakowanie przesyłek na bieżąco, odbieranie telefonów itp.,
- dodawanie do oferty kolejnych produktów pojawiających się stopniowo,
- stała rozbudowa strony www sklepu o nowe funkcje, poprawianie błędów w kodzie, itp.
Przedsiębiorcy zlecającemu osobie spoza firmy odpisywanie na komentarze czy odbieranie telefonów może być trudno wskazać dokładną liczbę wiadomości lub rozmów telefonicznych. Co więcej, może to nie być w jego interesie, nawet jeśli da się to zrobić, gdyż odpowiadanie „na bieżąco” jest zapewne ważniejsze, niż udzielenie konkretnej liczby odpowiedzi. Podobnie jest z rozbudową sklepu. Prace programistyczne mogą być wykonywane na bieżąco w miarę pojawiania się nowych pomysłów lub problemów z funkcjonowaniem strony.
W takich sytuacjach rozwiązaniem jest umowa zlecenie. Osoba podejmująca współpracę na tej podstawie jest zobowiązana do starannego wykonywania powierzonych obowiązków. Ważniejsze od liczby odebranych telefonów czy wysłanych wiadomości jest to, czy rozmowy są prowadzone na właściwym poziomie, a odpowiedź na e-mail klienta następuje szybko i zgodnie z wytycznymi zleceniodawcy.
Umowa zlecenie określa sposób wykonania zadań, a sam efekt nie musi być przez umowę zdefiniowany. Kolejną różnicą jest osoba wykonawcy. Umowa zlecenie z zasady zobowiązuje zleceniobiorcę do osobistego wykonania pracy. Jeśli wykonawca zlecenia ma mieć opcję skorzystania z pomocy osób trzecich, taki zapis powinien znaleźć się w umowie.
Kiedy umowa cywilnoprawna jest stosunkiem pracy?
Umowy cywilnoprawne są dobrym rozwiązaniem dla właścicieli sklepów, którzy potrzebują osób do ściśle określonych zadań lub tylko przez określony czas. Dla przedsiębiorcy taka forma współpracy oznacza oszczędności, a dla zleceniobiorcy – łatwy sposób na dodatkowy zarobek (np. student pracujący przez wakacje).
Nie wolno jednak zapominać, że współpraca na podstawie umowy cywilnoprawnej nie jest dozwolona, jeżeli zlecenie spełnia kryteria stosunku pracy. Z taką sytuacją mamy do czynienia, gdy pracownik:
- pracuje w stałym miejscu i w stałych godzinach ściśle określonych przez pracodawcę,
- pracuje w podporządkowaniu organizacyjnym i służbowym,
- musi bezwzględnie wykonywać pracę osobiście,
- otrzymuje wynagrodzenie i występuje ciągłość świadczenia.
Zatrudnienie osoby do obsługi zamówień sklepu podczas walentynkowego szczytu może zatem odbywać się na podstawie umowy cywilnoprawnej. Jeżeli jednak zatrudnienie pracownika spełnia wszystkie wymienione powyżej warunki, należy zawrzeć z nim umowę o pracę.
W przeciwnym razie Państwowa Inspekcja Pracy może stwierdzić, że doszło do wykroczenia i nakazać przedsiębiorcy zawarcie z pracownikiem umowy o pracę. Dodatkowo właściciel firmy musi liczyć się z mandatem, skierowaniem przez PIP wniosku o ukaranie do sądu, a także koniecznością uregulowania zaległych składek ZUS.
Składki ZUS od umów cywilnoprawnych
Wbrew obiegowej opinii umowy cywilnoprawne nie zawsze zwalniają zleceniodawcę z obowiązku opłacania składek ZUS. W przypadku umowy o dzieło konieczność opłacania składek ZUS zazwyczaj nie występuje, a w przypadku umowy zlecenie zazwyczaj występuje.
W przypadku umowy zlecenia warto zapamiętać, że zleceniodawca płaci za wykonawcę tylko ubezpieczenie zdrowotne, jeśli ma on opłacane składki ZUS z innego tytułu (np. umowy o pracę), ale co najmniej od podstawy wynoszącej równowartość minimalnego wynagrodzenia (obecnie 1680 zł). Z kolei składek ZUS nie trzeba odprowadzać, jeśli wykonawcą zlecenia jest osoba studiująca do 26. roku życia.
Inaczej wygląda opłacanie składek w przypadku umowy o dzieło. Zleceniodawca nie płaci składek ZUS z wyjątkiem sytuacji, gdy zawiera umowę z własnym pracownikiem, zatrudnionym na podstawie umowy o pracę. Wtedy składki należy odprowadzać.
Warto mieć na uwadze, że powyższe zasady mogą wkrótce ulec zmianie. Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej pracuje nad zmianami przepisów dotyczących składek od umów cywilnoprawnych. Projekt ustawy zakłada wprowadzenie składek od umów o dzieło. W sytuacji, gdy umowa o dzieło jest jedynym źródłem dochodu, miałaby od niej być odprowadzana składka emerytalna (obecnie to 19,52% podstawy wymiaru). Rząd rozważa również wprowadzenie katalogu prac, które nie mogą być wykonywane na podstawie tego typu umowy.
Zmiany w przepisach mają też objąć przypadki tzw. zbiegów umów zleceń czyli sytuacji, gdy osoba w jednym czasie jest związana kilkoma umowami zleceniami. Obecnie płaci składki tylko od pierwszej umowy zlecenia, a od kolejnych nie (może wybrać, od której z umów chce, aby były płacone składki ZUS). Po wejściu w życie proponowanych zmian zleceniobiorca będzie płacił składki od umów zleceń dotąd, aż łączna kwota podstawy do obliczenia składek ZUS nie przekroczy płacy minimalnej.
Zmiany proponowane przez Ministerstwo mają zostać rozpatrzone przez rząd, dlatego warto śledzić na bieżąco doniesienia na temat tego projektu.
Rozliczanie w firmie kosztów umów o dzieło i zleceń
Na koniec warto pamiętać, że wydatki związane ze współpracą na podstawie umów cywilnoprawnych można zaliczyć do kosztów firmowych w sklepie online. Przedsiębiorca może ująć w kosztach zarówno wynagrodzenie netto dla pracownika, jak i zapłacone w jego imieniu podatek dochodowy oraz ewentualne składki ZUS. Oczywiście, warunkiem dla rozliczenia kosztu jest, aby przedmiot umowy cywilnoprawnej miał związek z przychodem osiąganym przez firmę.
Koszty związane z umowami cywilnoprawnymi rozlicza się na podstawie trzech rodzajów dokumentów:
- dowodów zapłaty wynagrodzenia, podatku i składek ZUS,
- umowy o dzieło lub zlecenia,
- rachunku wystawionego przez wykonawcę.
Rachunek od wykonawcy nie jest konieczny do rozliczenia, ale często jest stosowany przez firmy, aby ułatwić rozliczenie i uzyskać od wykonawcy dowód, że zlecenie faktycznie miało miejsce.
Autorem powyższego materiału jest Sebastian Bobrowski, Dyrektor Finansowy inFakt – firmy oferującej księgowość z dostępem do dokumentów i finansów w aplikacji online, darmowym kurierem i profesjonalną obsługą księgową.
