Każdy jednoosobowy przedsiębiorca dąży do tego, żeby rozliczać jak najwyższe koszty uzyskania przychodu dzięki którym obniża się podatek dochodowy. Rozliczenie wydatku w kosztach jest zwykle możliwe, gdy przedsiębiorca dysponuje fakturą „na firmę”. Takich zakupów trzeba jednak dokonywać pamiętając, że nabywca prowadzący działalność gospodarczą jest traktowany inaczej niż konsument.
Koszty podatkowe w teorii…
Koszty uzyskania przychodów to wydatki związane z prowadzoną firmą, których celem jest osiągnięcie przychodu (ew. zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodu). Innymi słowy „w koszty” można zaliczać zakupy dokonane po to, aby firma mogła funkcjonować – o ile przepisy wprost tego nie zabraniają. Rozliczanie kosztów uzyskania przychodu to opcja dla przedsiębiorców opodatkowanych na zasadach ogólnych lub podatkiem liniowym.
Druga korzyść z zakupów „na firmę” dotyczy VAT-u. W przypadku VAT-owców zakup służący prowadzeniu sprzedaży opodatkowanej pozwala odliczyć VAT. W praktyce sprowadza się to do dokonywania zakupów w cenach netto.
Chcąc dany wydatek ująć w kosztach i odliczyć od niego VAT należy uzyskać od sprzedawcy fakturę dokumentującą transakcję, która jest podstawą do rozliczeń podatkowych.
…i w praktyce
Określenie który wydatek może – a który NIE może – być kosztem sprawia przedsiębiorcom niekiedy trudności, które zwykle rozwiewają księgowi lub sam fiskus. Tym samym może okazać się, że przedmiot lub usługa, na którą przedsiębiorca ma fakturę – w firmie nie mogą zostać rozliczone.
Oto kilka przykładów wydatków, które (zwykle) są akceptowane przez organy podatkowe jako koszty podatkowe:
- czynsz oraz opłaty za media (elektryczność, woda, gaz itp.) dotyczące biura czy gabinetu, a także rachunki za telefon i internet służące do celów firmowych,
- wydatki na transport, m.in. zakup samochodu, skutera, czy roweru, wydatki na paliwo, części zamienne, bilety na komunikację publiczną, opłaty parkingowe itp.,
- wydatki na meble biurowe, akcesoria i sprzęt niezbędny do biura (np. drukarka, skaner, papier), sprzęt elektroniczny niezbędny do pracy, np. laptop, smartfon, aparat fotograficzny itp.,
- wszelkie wydatki na reklamę w tym na stronę internetową, reklamę w Google czy na Facebooku, hosting, domenę, ulotki, foldery reklamowe, itd.
Trzeba jednak pamiętać, że mimo sporej listy zakupów, które można rozliczyć łatwo trafić na takie, których rozliczyć raczej się nie da. Dzieje się tak, gdy nie spełniają wspomnianej definicji kosztu lub są z góry odrzucane przez urzędników. 7 przykładów takich kosztów można znaleźć w tym artykule (link).
O czym pamiętać decydując się na zakup „na fakturę”?
Jak widać nie każdy zakup na który przedsiębiorca dysponuje fakturą „na firmę” pozwala na zaliczenie go do kosztów i odliczenie VAT-u. Innymi słowy, czasami mimo tego, że przedsiębiorca ma fakturę, to nie może rozliczyć wydatku.
Tę kwestię warto wziąć pod uwagę zwłaszcza przez to, że w momencie, gdy przedsiębiorca podaje dane firmowe do faktury jest traktowany inaczej niż pozostali nabywcy. Traci status konsumenta w tej konkretnej sytuacji. Oto cztery aspekty z tym związane.
1. Przedsiębiorca nie może zrezygnować bez podania przyczyny z zakupu dokonanego przez Internet
Zakup online to zawarcie umowy na odległość – w takiej sytuacji przepisy chronią nabywcę będącego konsumentem. Ma on prawo do zwrotu dokonanego zakupu bez podania przyczyny w ciągu 10 dni (ten termin w grudniu 2014 r. ulegnie wydłużeniu do 14 dni). Trzeba jednak mieć świadomość, że uprawnienie to zarezerwowane jest wyłącznie dla konsumentów. Zakupów poczynionych w celu związanym z działalnością gospodarczą nie da się zwrócić w terminie 10 dni od daty transakcji bez podania przyczyny. W związku z tym dokonując zakupu warto zorientować się, czy regulamin danego sklepu internetowego przewiduje możliwość odstąpienia od umowy zakupu także przez przedsiębiorców.
2. Gwarancja – lepsze warunki dla konsumentów
Warunki i długość trwania gwarancji są najczęściej indywidualnie ustalane przez danego producenta lub sprzedawcę. Jednak zazwyczaj przedsiębiorcy są traktowani inaczej niż konsumenci. Oferowany okres gwarancji często jest krótszy, a w niektórych przypadkach gwarancja w ogóle nie przysługuje.
Przedsiębiorcom, którym ograniczono prawo do skorzystania z gwarancji pozostaje reklamacja towaru z tytułu rękojmi na podstawie dowodu zakupu (faktury VAT). Niestety rękojmia daje nabywcy mniejsze prawa, a ponadto może zostać całkowicie wyłączona umową zawartą między stronami transakcji.
3. Przedsiębiorca musi być rozważnym nabywcą
Jeżeli jedną ze stron transakcji kupna sprzedaży jest konsument przepisy prawa, a także organy sądowe traktują go jako stronę słabszą, która nie musi posiadać fachowej wiedzy na temat warunków zawierania transakcji handlowych.
Natomiast dokonując zakupu „na fakturę” przedsiębiorca jest traktowany jak profesjonalny podmiot. W związku z tym sprzedawca nie ma odgórnego obowiązku udostępnienia zrozumiałej instrukcji ani zapewnienia możliwości sprawdzenia i przetestowania przedmiotu zakupu.
Różnice uwidocznią się też w trakcie ewentualnego sporu, w którym konsument jest uprzywilejowany. Np. w zakupionym laptopie ujawniła się wada – niedziałający gładzik. Co wtedy? Jeżeli klientem jest konsument i ta wada ujawniła się w okresie 6 miesięcy od zakupu to zakłada się, że istniała też w chwili sprzedaży. Wówczas to sprzedawca musi udowodnić (jeżeli może), że tej wady nie było.
W analogicznej sytuacji przedsiębiorca ma utrudnione zadanie. Nawet jeśli wadę gładzika dostrzegł natychmiast po zakupie, to ma obowiązek wykazania jej przyczyn oraz tego, że za wadę odpowiada sprzedawca. Ewentualny pozew musi być solidny pod kątem dowodowym.
4. Nabywcy firmowego nie chroni rejestr klauzul niedozwolonych
Konstruując umowy i regulaminy właściciele sklepów internetowych muszą wiedzieć o istnieniu rejestru klauzul niedozwolonych prowadzonego przez UOKiK. Istnieje cały szereg zapisów umownych odgórnie wykluczonych z umów zawieranych na linii przedsiębiorca-konsument. Ma to oczywiście na celu ochronę interesów konsumenta, także wówczas, gdy np. nie doczyta treści umowy.
Powiatowy rzecznik praw konsumentów lub także sami konsumenci mogą występować do Sądu Ochrony Konkurencji i Konsumentów z wnioskiem o uznanie danej klauzuli za niedozwoloną. Wtedy jest dopisywana do tej listy. Oczywiście ten rejestr nie dotyczy umów na linii firma-firma. Interesów nabywcy prowadzącego działalność gospodarczą broni do pewnego stopnia kodeks cywilny, ale wspomniany rejestr klauzul niedozwolonych go nie dotyczy.
Oczywiście warto pamiętać o tym, że 25 grudnia wchodzi nowa Ustawa o prawach konsumenta, która sprawi, że nabywcy nieprowadzący działalności gospodarczej będą mieli jeszcze szersze uprawnienia. O szczegółowym zmianach w tym zakresie będziemy informowali na eKomercyjnie.pl w ciągu najbliższych tygodni.
Autorem powyższego materiału jest Sebastian Bobrowski, Dyrektor Finansowy inFakt – firmy oferującej księgowość z dostępem do dokumentów i finansów w aplikacji online, darmowym kurierem i profesjonalną obsługą księgową.
