W ciągu ostatnich kilku lat zauważalne jest coraz większe zainteresowanie uruchomieniem platformy B2B działającej w środowisku internetowym. Skąd taki wzrost zainteresowania? Powodów jest co najmniej kilka.
Po pierwsze, platformy B2B powoli stają się standardem w relacjach pomiędzy firmami, a Klienci zaczynają dostrzegać realne korzyści. Ponadto funkcjonalność indywidualnie wdrażanych platform sprawia, że możliwe jest maksymalne odwzorowanie procesów biznesowych. Istotne są również atrakcyjne formy finansowania wdrożenia takie, jak fundusze unijne (PO IG 8.2), leasing oprogramowania czy też kredyt technologiczny.
Jako firma, która od wielu lat zajmuje się realizacją dedykowanych platform B2B możemy też wymienić kilka najczęstszych obaw, które czasami wręcz blokują możliwość rozpoczęcia takiego wdrożenia w firmie. Tymi obawami są:
- „Nie uda nam się to wdrożenie”
Większość średnich i dużych firm ma za sobą co najmniej kilka wdrożeń systemów informatycznych. Niektóre z nich kończyły się niepowodzeniem. Stąd często od samego początku występuje obawa (czasem bardzo silna), że wdrożenie platformy B2B również tak się zakończy. Dobra firma wdrożeniowa jest w stanie przekonać Klienta konkretnymi argumentami, że tak się nie stanie. - „Nikt z tego nie będzie korzystał”
Jeżeli zdecydujemy się na indywidualne wdrożenie, które zostanie poprzedzone wnikliwą i rzetelną analizą poprzedzającą rozpoczęcie projektu to ryzyko tego, że nikt z platformy nie będzie korzystał, zmniejsza się praktycznie do zera. - „To dużo kosztuje”
W tym przypadku najlepiej rozmawiać o konkretach. Dużo pomóc może przeprowadzenie analizy flow&drip (analiza kosztów do korzyści), o której mowa w dalszej części artykułu.
Ponadto należy pamiętać o trzech w tym roku naborach 8.2, możliwości leasingu, kredytu technologicznego, o czym piszemy w dalszej części magazynu Imagine. Warto zwrócić uwagę, że wdrożenie platformy B2B jest zazwyczaj kilkukrotnie mniejszą inwestycją niż wdrożenie systemu ERP.
Skuteczne uruchomienie i funkcjonowanie platformy B2B uzależnione jest od kilku elementów które muszą wystąpić od momentu pomysłu do zakończenia realizacji i późniejszego rozwoju. Chciałbym podkreślić, że pod pojęciem uruchomienia i funkcjonowania platformy B2B mam na myśli nie tylko jej techniczne, poprawne i zgodne z założeniami działanie, ale również efektywne działanie biznesowe.
Zanim jednak opiszę wdrożenie krok po kroku warto zastanowić się, jakie korzyści biznesowe z takiego procesu można osiągnąć? Wśród nich kilka wydaje się być wartych wymienienia:
- automatyzacja procesów biznesowych (np. skrócenie czasu przyjmowania zamówienia, automatyczna zmiana statusu, księgowanie wpłat, bieżące informacje o stanach magazynowych); transparentność pracy działów zakupowych;
- możliwość wprowadzenia segmentacji Klientów ;
- zwiększenie przychodów (np. poprzez zwiększenie koszyka zakupowego, dzięki zaawansowanym mechanizmom promocyjnym i lojalnościowym).
Jak zatem można osiągnąć takie korzyści? Jednym z istotnych elementów może okazać się odpowiednie podejście do wdrożenia – podzielenia go na etapy i systematyczne realizacje celów każdego z etapów opisanych poniżej.
1. WSTĘPNA KONCEPCJA, POMYSŁ BIZNESOWY
Inspiracja, źródło pomysłu wdrożenia platformy może pochodzić z zewnątrz (konkurencja, Klienci) lub z wewnątrz (zarząd, inicjatywa działu sprzedaży). Bardzo dobrze, aby od samego początku projektem opiekowała się jedna osoba odpowiadająca za kontakty z wykonawcą, komunikację wewnętrzną oraz sprawy organizacyjno – formalne. Na tym etapie zazwyczaj krystalizuje się również zespół osób z różnych działów w firmie które będą brać udział we wdrożeniu. Należy zwrócić uwagę aby w skład tego zespołu wchodziły osoby z wszystkich działów, które w pośredni lub bezpośredni sposób korzystały będą z systemu (sprzedaż, marketing, zarząd, logistyka) lub będą z nim pracowały (IT). Warto też zaprosić wykonawcę, którego doświadczenie może okazać się pomocne w opracowaniu koncepcji. Na tym etapie prac powstaje wstępna koncepcja biznesowa i techniczna. Zdarza się, że jest to hasłowo spisana lista oczekiwań. Nie będzie to dużym problemem, jeżeli przyszły wykonawca przeprowadzi solidną analizę przedwdrożeniową.
2. ANALIZA PRZEDWDROŻENIOWA
To kluczowy etap w projekcie. Po etapie przygotowania wstępnej koncepcji i dokumentu z wymaganiami zapraszani są do rozmów potencjalni wykonawcy. Dobrą praktyką jest, aby wybrać firmę, która wspólnie z zainteresowanymi przeprowadzi analizę przedwdrożeniową. Jest to przede wszystkim rozwiązanie pozwalające znacząco obniżyć ryzyko niepowodzenia projektu jak i obu stronom poznać się na tyle, aby podjąć decyzję co do dalszej współpracy. Analiza może zostać przeprowadzona w sposób standardowy lub rozszerzony.
W ramach standardowej analizy po szeregu spotkań (w formie kilkugodzinnych warsztatów) z pracownikami różnych działów poznajemy procesy biznesowe, powstaje szereg dokumentów:
- specyfikacja funkcjonalna (jak platforma
- ma działać, jakie ma mieć funkcje);
- specyfikacja wymagań technicznych (powstaje po konsultacjach z IT, są to wytyczne dotyczące technologii realizacji, baz danych itp.);
- specyfikacja integracji (jeden z kluczowych dokumentów – najtrudniejszy w odbiorze, od jakości tego dokumentu zależy, na ile skutecznie i efektywnie zintegrujemy systemy wewnętrzne takie, jak ERP, WMS oraz zewnętrzne dostawców);
- diagram procesów biznesowych;
- model modułów systemu.
Wśród innych dokumentów, w tym również biznesowych wymienić możemy:
- makiety (już na etapie analizy mogą powstać makiety systemu, które zobrazują rozkład informacji w systemie b2b);
- analiza flow&drip (wyniki analizy w sposób jednoznaczny pozwalają ocenić, w jakim czasie wdrożenie platformy zwróci się danej firmie. Analizowane są wszystkie procesy w firmie, a także możliwości ich optymalizacji oraz jakie korzyści finansowe będą z tego wynikać).
3. WYBÓR WYKONAWCY
Przy wyborze wykonawcy warto zwrócić uwagę na „chemię”. Częstym problemem we wdrożeniach jest komunikacja. Oczywiście niezwykle istotne są również kwestie odpowiednich kompetencji, doświadczenia przy realizacji podobnych projektów, referencji. Zwróćmy uwagę czy dana firma pracowała już przy projektach o podobnej wielkości, stopniu komplikacji. Ważne też jest jak długo istnieje na rynku oraz czy posiada zdolności realizacji kilku projektów jednocześnie.
4. WDROŻENIE (REALIZACJA)
To etap podczas którego najwięcej do zrobienia ma wykonawca. Warto zadbać o organizację regularnych spotkań projektowych w celu omawiania efektów pracy. W trakcie realizacji w każdym projekcie pojawiają się problemy. Jeżeli się nie pojawiają to znaczy, że są one dopiero przed nami. Dobrze jest więc próbować identyfikować je jak najwcześniej i szukać rozwiązania.
5. TESTY
W końcu nadejdzie upragniona chwila, kiedy wykonawca przekaże nam system do testów. Wcześniej powinien on być gruntownie przetestowany u wykonawcy (w sposób sformalizowany z wykorzystaniem przypadków testowych, przekazania raportów). Początkowe testy klienckie powinny odbywać się z pomocą wykonawcy. Potem Klient testuje system sam. Najlepszym rozwiązaniem jest wpuszczenie na tym etapie do platformy pierwszych 2-3 testowych Klientów.
To powinny być firmy, z którymi utrzymujemy dobre relacje i które będziemy mogli przygotować na pracę z aplikacją, w której mogą pojawiać się błędy i usterki.
6. URUCHOMIENIE PRODUKCYJNE
Po testach oraz wprowadzeniu odpowiednich poprawek system jest już gotowy do uruchomienia produkcyjnego (czyli oficjalnego startu). Dobrze jest zorganizować dla kluczowych Klientów szkolenie. Jednym z czynników w powodzeniu uruchomienia platformy jest odpowiedni PR – zarówno wewnątrz firmy, jak i względem Klientów i Partnerów.
Z naszego doświadczenia wiemy, że odpowiednio duże zaangażowanie na etapie prezentacji platformy (np. poprzez indywidualne spotkania z wybranymi Klientami) przekładają się na większą otwartością wobec niej i chęć korzystania.
7. ROZWÓJ I UTRZYMANIE
Uruchomienie platformy to tak naprawdę początek. Teraz pora na uważne analizowanie jej funkcjonowania, przyjmowanie uwag oraz rozmowy z Klientami i Partnerami. Planowanie wprowadzania nowych możliwości powinno odbywać się z odpowiednim wyprzedzeniem. Słusznym jest, aby projekt wdrożenia podzielić na etapy – pierwsza wersja nie powinna zawierać wszystkich możliwych funkcjonalności. Lepiej wprowadzać je stopniowo tak, aby użytkownicy mieli czas uczyć się ich obsługi.
Na koniec złota rada. Pamiętajmy, aby wdrażając platformę B2B patrzeć z trzech perspektyw: naszych pracowników, Klientów, ale także dostawców i Partnerów.
—
Autorem powyższego artykułu jest Sebastian Błaszkiewicz – od 2008 roku Dyrektor Handlowy Empathy Internet Software House. W obszarze jego obowiązków jest też prowadzenie analiz przedwdrożeniowych, w czym pomaga mu duża wiedza z obszarów takich jak sprzedaż, marketing, czy administracja przedsiębiorstwem. Jest ekspertem zarówno w analizach procesów biznesowych jak również w nowoczesnych metodologiach sprzedażowych.
Tekst pochodzi z Magazynu Imagine #4 – możecie przeczytać go tutaj.
