Dziesięć lat temu, kiedy po raz pierwszy zarządzałem samodzielnie firmą, byłem nie tylko młody, ale również ambitny, agresywny i niecierpliwy. Wydawało mi się, że najlepszym sposobem osiągania celu są szybkie i bezkompromisowe działania. Ewolucja biznesowa była czymś, na co nie miałem ani czasu, ani cierpliwości. Rewolucja! Dzisiaj działanie, jutro rezultaty! Przez dłuższy czas ta metoda sprawdzała się znakomicie, chyba że akurat się nie sprawdzała, bo czasem spektakularnym sukcesom towarzyszyły epickie porażki.
Starszy i mądrzejszy o dekadę, wziąłbym młodszego siebie na „stronę” i po przyjacielsku doradził, jak skutecznie osiągać cele, nie ryzykując porażki. Młodość ma swoje prawa i każdemu marzy się „skok na wielką kasę”. Z wiekiem i doświadczeniem powraca zapomniana we wczesnym dzieciństwie „sztuka” stawiania małych kroków. Zanim nauczymy się szybko chodzić, biegać czy nawet skakać – raczkujemy, a później stawiamy małe kroczki. Maluchy cierpliwie zmierzają w upatrzone miejsce i prędzej czy później docierają tam. Zamiast więc „skakać”, „upadać”, „podnosić się”, w tym samym czasie możemy krok po kroku zrealizować ten sam cel, nie ryzykując „sińców”.
Zapewne większość z Was domyśla się, że piszę o szeroko rozumianym Kaizen. Nie jest to do końca prawda. Kaizen to modne obecnie słowo klucz, którego ja używam dla określenia strategii samodoskonalenia małymi krokami. Siłą filozofii Kaizen jest to, że nie trzeba się jej uczyć, z czasem sami doszlibyśmy do podobnych wniosków. Zapoznani z nią, z łatwością dostrzegamy jej wartość i możliwe zastosowania. Przejdźmy do konkretów i zobaczmy na przykładzie, jak „to” działa.
Wielokrotnie w procesie doradczym przedsiębiorcy zadają doradcom „wielkie pytania”. Dlaczego moja firma nie przynosi dochodów? Dlaczego klienci u mnie nie kupują? Co zrobić, aby zarabiać milion rocznie? I tym podobne. Nie ma prostych i mądrych odpowiedzi na takie pytania, gdyż są one źle postawione. Zadając je, przedsiębiorca pokazuje, że patrzy na firmę jak na maszynkę do robienia pieniędzy… bez znajomości jej budowy i zasad funkcjonowania. W miejsce tych wielkich pytań powinny pojawić się setki małych, zawsze opartych o schemat. Co i jak robimy? Jakie uzyskujemy efekty? Co możemy poprawić? Na tak postawione pytania przedsiębiorca może bez problemu znaleźć nie jedną, ale wiele odpowiedzi. Każda z nich poprawi kondycję jego firmy, a efekt synergii sprawi, że w dalszej perspektywie zmiana ta będzie istotna, a włączenie do tego procesu pracowników i współpracowników spotęguje efekty.
Przykład z życia wzięty. W firmie X pakowaniem produktów do małych pudełek zajmowało się 10 kobiet.
W pewnym momencie pakowanie okazało się wąskim gardłem, dławiącym sprzedaż. Pierwszym pomysłem właściciela firmy była „pogadanka”. Kobiety się bardziej zestresowały, niż zmotywowały. Drugim pomysłem było wprowadzenie wynagrodzenia zależnego od ilości zapakowanych kartoników z bardzo wyśrubowaną normą. Wydajność i motywacja spadły. Atmosfera w firmie była fatalna, sprzedaż spadła, a co za tym idzie, wynik finansowy również. Trzeci pomysłem było przesunięcie z produkcji dodatkowych 10 kobiet. Właściciel pogodził się z podwojeniem kosztu pracy przy pakowaniu w imię zwiększenia wydolności pakowalni o 100%. Wydajność wzrosła o… 57%. Nowe pracownice nie były tak wydajne jak doświadczone, dochodziło do spięć itp. itd. Czwarty pomysł – zakup maszyny do pakowania i ściągnięcie specjalisty do przygotowania zmiany metody pakowania – okazał się strzałem w dziesiątkę. Dlatego, że w roli specjalisty pojawił się Adam, doradca z dwudziestoletnim doświadczeniem.
Adam po wysłuchaniu oczekiwań i pomysłów właściciela, zorganizował spotkanie z 10 „starymi” pakowaczkami. Zadał im bardzo proste pytania. Co najbardziej przeszkadzało w procesie pakowania? Co można poprawić w procesie pakowania? Co byś chciała zmienić na swoim stanowisku pracy?
W wyniku tej rozmowy Adam zaproponował alternatywne do zakupu nowej i drogiej maszyny rozwiązanie problemu. Plan Adama zakładał kilka prostych i łatwych do przeprowadzenia działań:
- zmianę lokalizacji pakowalni, która do tej pory była wydzieloną częścią produkcji i panujący w niej hałas powodował zmęczenie i dekoncentrację pakujących;
- ujednolicenie opakowań – zamiast kilku wersji językowych opakowania, jedno uniwersalne;
- ujednolicenie na tej samej zasadzie instrukcji wkładanych do opakowań – zamiast więc 11 rodzajów opakowań i 11 instrukcji, proste 1+1;
- zmianę zasady pakowania z jednostanowiskowej (jedna osoba pobierała odpowiedni kartonik, składała go, wkładała odpowiednią instrukcję, wkładała odpowiedni produkt, zamykała kartonik) na pięciostanowiskową, gdzie każda osoba wykonywała tylko jedną z tych czynności;
- rotację na stanowiskach co jedną godzinę, aby uniknąć znużenia.
W efekcie poczyniono znaczące oszczędności na kosztach opakowań (18%). Wzrost wydajności w stosunku do początku „kryzysu” wyniósł 74%, co w efekcie stanowiło 113% realnych potrzeb firmy X w danym okresie. Firmie X nie była potrzebna rewolucja i związane z nią koszty (maszyna, wdrożenie, zwolnienia), a prosta i łatwa w zastosowaniu metoda małych zmian w zakresie procesu pakowania. Nawet z rachunkiem od Adama, właściciel zaoszczędził sporo pieniędzy. Jeśli jeszcze wyciągnął z tej lekcji odpowiednie wnioski, powinien być szczęśliwy, gdyż w przyszłości będzie w stanie radzić sobie samodzielnie z podobnymi problemami.
Dlaczego z łatwością wymyślamy drogie i często nierealne lub nieosiągalne rozwiązania? Dlaczego nie myślimy w kategoriach drobnych i realnych zmian? Kluczem do sukcesu może być umiejętność zadawania małych i trafnych pytań oraz cierpliwe szukanie na nie odpowiedzi. Od kilku lat przemierzam świat biznesu drobnymi krokami i nie sądzę, abym doskoczył dalej, niż zaszedłem.
Jakie zadaję sobie teraz pytania? Tego nie zdradzę. Pamiętam, że po uruchomieniu Madbooks moja pierwsza lista pytań związanych z nim była następująca:
a. jak zwiększyć liczbę zakupów o 1 dziennie;
b. jak zwiększyć marżę o 1%;
c. jak obniżyć koszt pakowania o 50 groszy;
Śmieszne?! Na rok 2009 znalezienie odpowiedzi na powyższe pytania oznaczało:
a. dodatkowe 300 PLN/m-c zysku;
b. dodatkowe 600 PLN/m-c zysku;
c. dodatkowe 300 PLN/m-c zysku.
Oczywiście pieniądze te zainwestowałem w firmę i zadałem sobie kolejne pytania.
Madbooks.pl startował 13 kwietnia 2009 roku z budżetem 500 zł. Słownie, tyle przeznaczyłem z budżetu mojej firmy na ten „eksperyment” (tak wtedy myślałem o księgarni internetowej). W 2011 roku księgarnia miała obroty grubo powyżej miliona, obsługiwała ponad 20 tysięcy klientów i zdobywała nagrody za jakość obsługi. W 2012 roku najprawdopodobniej podwoimy obrót, liczbę zamówień i zysk… wszystko to, stąpając małymi kroczkami.
Oczywiście ścieżką tą nie kroczę sam. Dlatego chciałbym podziękować Kasi i Piotrowi oraz zespołowi Madbooks i Bookiatryk za wspólną podróż. Ciekawe, dokąd zaprowadzi nas ta droga…
—
Powyższy artykuł pochodzi z Magazynu eKomercyjnie #11. Zapraszamy do przeczytania całego numeru!
