Co prawda prowadzenie sklepu internetowego w mieszkaniu może być uciążliwe dla domowników, ale niewątpliwie ma zalety ekonomiczne. Dzięki temu, właściciel sklepu, który prowadzi działalność gospodarczą może ujmować wśród kosztów firmowych część wydatków mieszkaniowych, które i tak ponosi. W konsekwencji, płaci niższy podatek dochodowy w związku z działalnością.
Sklep internetowy w mieszkaniu – czy to ma sens?
Oczywiście, trudno motywować właściciela dużego sklepu internetowego do prowadzenia go w mieszkaniu, choćby z uwagi na brak miejsca. Podobnie jest w przypadku sprzedawcy handlującego towarami nienadającymi się do przechowywania w domu (np. z uwagi na rozmiary) lub umożliwiającego klientom odbiór osobisty, co spowodowałoby ich częste wizyty, a tym samym utratę prywatności.
Łatwo jednak wyobrazić sobie sytuację, w której przedsiębiorca dysponuje np. jednym wolnym pokojem, który może zaadaptować na potrzeby sklepu. Zakładając, że posiadany towar można przechowywać w domu, nie zajmuje dużo miejsca, jest sprzedawany wysyłkowo, a w pokoju jest miejsce do pakowania przesyłek, z powodzeniem jest w stanie prowadzić sklep w taki sposób. Dzięki temu może zaoszczędzić podwójnie:
- Odpadają koszty wynajmu biura i / lub magazynu.
- Część opłat mieszkaniowych, które i tak są wnoszone, staje się kosztami uzyskania przychodu.
Niewątpliwie, może to być korzystne rozwiązanie zwłaszcza na początku działalności sklepu online, które może wręcz skłaniać do wynajęcia nieco większego mieszkania. W takim wypadku należy jednak pamiętać, o kilku istotnych kwestiach.
Prowadzenie sklepu w mieszkaniu – CEIDG i podatek od nieruchomości
Przedsiębiorca zgłasza główny adres prowadzenia działalności gospodarczej i ewentualnie dodatkowe adresy we wpisie do CEIDG. Dodatkowych adresów może być dowolna liczba – jeśli na formularzu CEIDG-1 brakuje miejsca, można zastosować załącznik CEIDG-MW. Jest to o tyle ważne, że koszty związane ze zgłoszonymi adresami można później rozliczać w ramach prowadzonej działalności gospodarczej.
Zgłaszając adres do CEIDG należy jednak pamiętać, że przedsiębiorca powinien dysponować tytułem prawnym do lokalu umożliwiającym mu prowadzenie w nim działalności. Jeżeli jest to wynajęty lokal, musi zadbać o to, by właściciel wyraził zgodę na prowadzenie działalności gospodarczej, zwłaszcza, gdy chodzi o mieszkanie, a nie np. o magazyn, czy inny lokal użytkowy. Założenie firmy w wynajętym lokalu mieszkalnym bez zgody właściciela może prowadzić do zarzutu wykorzystywania mieszkania niezgodnie z jego przeznaczeniem, a w konsekwencji np. wypowiedzenia umowy ze skutkiem natychmiastowym.
Natomiast jeśli przedsiębiorca prowadzi działalność w mieszkaniu, którego jest właścicielem, powinien przed rozpoczęciem rozliczania jego kosztów zgłosić ten fakt do urzędu miasta. Lokale służące działalności gospodarczej są bowiem opodatkowane wyższym podatkiem od nieruchomości. Wyższy podatek dotyczy jednak tylko tej części lokalu, która służy potrzebom firmowym.
Mechanizm rozliczania kosztów mieszkaniowych w firmie
Przedsiębiorca, który wynajmuje lokal w całości do celów firmowych, rozlicza jego koszty tak, jak wszystkie inne wydatki. W kosztach ujmuje po prostu faktury otrzymywane od wynajmującego. Oprócz tego, może także ujmować w kosztach inne opłaty na podstawie dowodów zapłaty i innych dokumentów (np. umowy mówiącej, że to on odpowiada za odprowadzanie tych opłat).
Bardziej skomplikowane rozliczenia dotyczą przedsiębiorcy, który mieszka i prowadzi firmę w jednym miejscu. W takim przypadku, należy oszacować jaki procent lokalu zajmowany jest do potrzeb firmowych, a uzyskany wynik zapisać na odrębnym oświadczeniu i zachować w dokumentacji firmowej. Jak dokonać szacunku?
W podanym na początku przykładzie jest to jeden, konkretny pokój i jest to stosunkowo prosta sytuacja. Może jednak być inaczej – przedsiębiorca może uznać, że jego biznes zajmuje dowolny procent metrażu danego mieszkania. Tutaj warto posłużyć się zdrowym rozsądkiem, np. sklep internetowy wymagający przechowywania towaru z pewnością zajmuje więcej miejsca, niż działalność grafika, czy programisty, który zwykle wymaga jedynie biurka i komputera. Następnie, przedsiębiorca może ujmować w kosztach taki procent wydatków, jaki wynika z procentu mieszkania zajmowanego do celów firmowych.
Przykład: Umowa z właścicielem mieszkania zobowiązuje wynajmującego do zapłaty 1500 zł miesięcznie za wynajem. Firma przedsiębiorcy zajmuje 25% wynajmowanego mieszkania. Oznacza to, że co miesiąc w kosztach firmowych można zapisać kwotę 375 zł (25% z 1500 zł).
Które koszty można rozliczać w taki sposób? Do najczęstszych wydatków zaliczają się:
- opłata za wynajem i / lub czynsz dla spółdzielni,
- prąd, gaz, ogrzewanie, woda,
- dostęp do Internetu, telefon stacjonarny.
Identyfikując koszty, które mają związek z prowadzoną działalnością gospodarczą również należy posłużyć się zdrowym rozsądkiem. Np. sklep internetowy z pewnością potrzebuje do funkcjonowania dostępu do Internetu i prądu, ale już trudniej może być z udowodnieniem zużycia gazu, czy wody.
Jak dokumentować koszty mieszkaniowe?
Standardowymi dokumentami potwierdzającymi koszty są faktury i rachunki. Koszty mieszkaniowe mogą być jednak wyjątkiem od tej reguły. Jeżeli przedsiębiorca nie dysponuje fakturą potwierdzającą wniesienie opłaty mieszkaniowej, nadal może ją rozliczyć w firmie. Chodzi tutaj np. o opłatę za wynajem na rzecz osoby prywatnej, która nie wystawia faktury, czy też opłatę za czynsz dla spółdzielni. Celem ujęcia w kosztach takiego wydatku, potrzebne są takie dokumenty:
- potwierdzenie płatności (dowód przelewu) oraz inne dokumenty potwierdzające wydatek (np. umowa mówiąca, że to wynajmujący wnosi opłaty),
- dowód wewnętrzny kosztowy sporządzany na podstawie powyższych dokumentów, opiewający na kwotę obliczoną według oszacowanego procentu metrażu (osoby korzystające z usług biur rachunkowych po prostu przekazują księgowym dowody płatności – nie muszą samodzielnie sporządzać dowodów wewnętrznych).
Opłaty mieszkaniowe są stosunkowo często pomijane przez przedsiębiorców, choćby właśnie z uwagi na brak standardowych dokumentów i bardziej skomplikowany mechanizm rozliczeń. Warto więc pamiętać o takiej opcji, która niekiedy pozwala znacznie obniżyć koszty prowadzenia sklepu internetowego.
Autorem powyższego materiału jest Sebastian Bobrowski, Dyrektor Finansowy inFakt – firmy oferującej księgowość z dostępem do dokumentów i finansów w aplikacji online, darmowym kurierem i profesjonalną obsługą księgową.
