Rejestracja VAT tylko w określonych przypadkach jest obligatoryjna, co dotyczy również sklepów internetowych. Dla większości najmniejszych przedsiębiorców oraz firm, które rozpoczynają działalność, rejestracja VAT to w pełni kwestia wyboru. Kiedy należy zarejestrować się jako podatnik VAT, a kiedy lepiej skorzystać ze zwolnienia prowadząc sklep online?
Rejestracja VAT to konieczność doliczania do wartości transakcji kwoty VAT obliczonej według stawki ustalonej w przepisach, innej w zależności od rodzaju transakcji. VAT zawarty w cenie płaci nabywca – przekazuje go sprzedawcy, który musi odprowadzić podatek do urzędu skarbowego. Zazwyczaj skutkuje to po prostu wyższą ceną.
Mimo że dokonując zakupów zazwyczaj na paragonie lub fakturze znajdziemy stawkę i kwotę VAT, warto wiedzieć, że nie każdy przedsiębiorca musi zarejestrować się jako VAT-owiec. Niektórzy mogą skorzystać ze zwolnienia.
Zwolnienie z VAT przysługuje na podstawie limitu sprzedaży lub jej charakteru
Jeśli chodzi o zwolnienie z VAT nie ma znaczenia, czy firma sprzedaje swoje towary lub świadczy usługi w lokalu, czy też przez Internet. A zatem sklep internetowy jak najbardziej może mieć prawo do zwolnienia (o ile nie prowadzi działalności obligatoryjnie nakazującej rejestrację VAT – opisaną poniżej). Prawa do zwolnienia z VAT można podzielić na dwa rodzaje:
- zwolnienie ze względu na limit sprzedaży,
- zwolnienie ze względu na charakter sprzedaży.
Do grupy przedsiębiorców ustawowo zwolnionych z VAT należą przedsiębiorcy, którzy rozpoczynają prowadzenie działalności w danym roku podatkowym, ale tylko do momentu, w którym wartość ich sprzedaży nie przekroczy kwoty 150 tys. zł w danym roku. Ten limit dotyczy także firm, które już działają na rynku. Podczas obliczania tej kwoty nie uwzględnia się majątku firmowego ani sprzedaży towarów i usług zwolnionych z podatku. Jeżeli limit zostanie osiągnięty w trakcie roku, należy dokonać rejestracji w momencie jego przekroczenia. Ponadto, limit ten oblicza się proporcjonalnie do czasu istnienia firmy.
Przykładowo, sklep handlujący akcesoriami do telefonów komórkowych rozpoczyna sprzedaż na początku czerwca. Dla całego roku podatkowego limit przychodów dający zwolnienie z VAT wynosi 150 000 zł, zatem dla siedmiu miesięcy, pozostających do końca roku, kwotą uprawniającą do zwolnienia jest 87 500 zł netto.
Limit to jednak nie wszystko. Można także uzyskać zwolnienie z VAT ze względu na charakter sprzedaży. Wtedy limit 150 000 zł nie obowiązuje. Do sprzedaży ustawowo zwolnionej z VAT należą m.in. usługi związane z edukacją, służbą zdrowia, psychologią, pośrednictwem finansowym, czy sportem i rekreacją (z wyjątkami). Jak zatem widać sklepów internetowych tego typu zwolnienie z VAT raczej nie dotyczy.
Warto tutaj pamiętać, że zwolnienie z VAT, to co innego niż stawka VAT 0%. Stosowanie stawki VAT 0% to nadal sprzedaż opodatkowana, w przeciwieństwie do sprzedaży zwolnionej.
Rejestracja VAT jest obligatoryjna w kilku przypadkach
W pewnych sytuacjach przedsiębiorca nie może skorzystać ze zwolnienia z rejestracji VAT i ma obowiązek zarejestrowania się jako czynny podatnik VAT. Zgodnie z przywołanymi powyżej zasadami, dzieje się tak wówczas, gdy przekroczony zostanie wspomniany limit 150 tys. zł wartości sprzedaży w danym roku podatkowym. Nie jest to jednak jedyna sytuacja, która nakazuje rejestrację.
Przepisy o VAT wymieniają szereg rodzajów działalności, dla których rejestracja VAT jest niezbędna niezależnie od wysokości obrotu firmy. W przypadku działalności w Internecie są to:
- świadczenie usług jubilerskich i sprzedaż wyrobów z metali szlachetnych,
- sprzedaż towarów objętych akcyzą (np. alkohol, papierosy),
- świadczenie usług lub sprzedaż towarów, gdy firma nie posiada siedziby na terenie kraju.
Do pozostałych przypadków wykluczających zwolnienie z podatku VAT należą m.in. sprzedaż nowych środków transportu, dostarczanie terenów budowlanych lub przeznaczonych pod zabudowę oraz świadczenie usług prawniczych. Jednak tego typu działalność raczej trudno prowadzić za pośrednictwem sklepu online.
Co za tym idzie, otwierając sklep internetowy mamy dużą szansę na posiadanie prawa do zwolnienia z rejestracji VAT. Tylko czy warto z niego skorzystać?
Z czym wiąże się rejestracja i zwolnienie z podatku VAT?
Rejestracja VAT nakazuje doliczać do kwoty sprzedaży podatek VAT, co zwykle podnosi cenę. VAT zawarty w cenie nie jest obciążeniem dla sprzedawcy, gdyż płaci go w praktyce nabywca, ale może utrudnić zdobycie klientów.
Jednak sprzedawca VAT-owiec ustalając cenę towaru lub usługi powinien uwzględnić zasadniczą korzyść wynikającą z rejestracji. VAT zawarty w cenie sprzedaży może odliczyć od VAT-u zawartego w cenie zakupu. W praktyce wygląda to następująco:
Sprzedawca kupuje towar za 12 300 zł brutto (VAT 23%) i sprzedaje ten towar za 24 600 zł brutto (VAT 23%). VAT od zakupów wynosi tutaj 2300 zł, zaś VAT od sprzedaży wynosi 4600 zł. Ile VAT-u przedsiębiorca musi odprowadzić do fiskusa? Przedsiębiorca rozliczając VAT ma prawo odjąć VAT od zakupów od VAT-u od sprzedaży. Oznacza to, że do urzędu skarbowego odprowadza kwotę 4600 zł – 2300 zł = 2300 zł.
Analogiczne prawo dają wszystkie zakupy służące do celów prowadzenia działalności gospodarczej, a zatem nie tylko zakup towaru, ale także np. kupno wyposażenia, usług reklamowych, wynajem biura lub magazynu, itp. Jeżeli firma nie uzyskuje przychodów ze sprzedaży lub uzyskana kwota jest niższa od kwoty zakupów, to można wnioskować o zwrot VAT-u.
Jednak rejestracja VAT to także pewne obowiązki. Przede wszystkim chodzi o konieczność rozliczania VAT za pomocą deklaracji VAT-7 (K), na której podaje się kwoty sprzedaży i zakupów w danym okresie. Deklaracje trzeba składać w urzędzie skarbowym co miesiąc lub co kwartał. Ponadto, każdą sprzedaż i każdy zakup trzeba zapisywać w odrębnych rejestrach VAT. Tych rejestrów nie trzeba jednak nigdzie składać – przechowuje się je w dokumentacji firmy.
Nie oznacza to jednak, że zwolnienie z VAT to zupełny brak obowiązków. Firma, która korzysta ze zwolnienia z VAT na podstawie limitu, musi prowadzić uproszczoną ewidencję sprzedaży do celów VAT. Na podstawie tej ewidencji jest w stanie udowodnić swoje prawo do zwolnienia oraz może zidentyfikować moment, w którym rejestracja jest konieczna.
Te prawa i obowiązki trzeba wziąć pod uwagę decydując, czy rejestracja VAT w sklepie online jest opłacalna.
Co wybrać – rejestrację VAT czy zwolnienie?
Jako że niewielu właścicieli sklepów internetowych handluje biżuterią czy towarami akcyzowymi, większość z nich może skorzystać ze zwolnienia, przynajmniej na początku działalności, gdy obroty nie sięgają jeszcze 150 tys. zł. Czy lepszym rozwiązaniem dla nich jest rejestracja VAT czy skorzystanie z prawa do zwolnienia? Odpowiedź zależy przede wszystkim od trzech czynników: rodzaju sprzedawanych towarów, statusu klientów oraz planów, związanych z rozwojem.
Zacznijmy od sytuacji, w których korzystne jest zwolnienie z rejestracji VAT. Status podatnika VAT zwolnionego jest korzystny dla tych właścicieli sklepów internetowych, którzy:
- generują niskie (lub wręcz zerowe) koszty działalności,
- handlują czymś, co sami wytworzą, co nie wymaga zakupu drogich materiałów (np. rękodzieło, samodzielnie stworzone aplikacje na telefon),
- kierują swoją ofertę do osób prywatnych, które nie mogą odliczyć VAT-u od zakupów (np. rękodzieło, własnoręcznie wytworzone ozdoby),
- często sprzedają swoje towary lub usługi szkołom, urzędom, organizacjom społecznym i innym podmiotom zwolnionym z VAT.
W takich sytuacjach zwolnienie z podatku VAT pozwala obniżyć cenę, a co za tym idzie – podnieść atrakcyjność oferty sklepu. Niższa cena, a tym samym potencjalnie większa sprzedaż mogą okazać się bardziej korzystne, niż prawo do odliczenia VAT, z którego właściciel sklepu w praktyce rzadko korzysta.
Analogicznie, rejestracja jako podatnik VAT jest dobrym rozwiązaniem dla sklepów, które bardzo często korzystają z odliczeń VAT i są to duże kwoty. Dzieje się tak m.in. w przypadku sklepów, które:
- generują wysokie koszty działalności, np. związane z transportem i magazynowaniem (delikatesy internetowe, sklep internetowy ze sprzętem RTV i AGD, itp.),
- sprzedają towar pochodzący od dostawców zewnętrznych lub producentów (np. sklep z obuwiem sportowym)
- sprzedają towar na rzecz klientów będących podatnikami VAT, czyli na rzecz innych firm (np. sklep z wyposażeniem biurowym)
- planują duże inwestycje np. związane z rozwojem sklepu (zakup lub wynajęcie hali magazynowej, nowe rozwiązania technologiczne na stronie sklepu, duże wydatki na reklamę i PR, itp.).
Im częściej drugą stroną transakcji jest inny podatnik VAT (inna firma), tym bardziej opłacalna dla właściciela sklepu jest rejestracja VAT, ponieważ podniesienie ceny nie jest w praktyce kosztem dla klienta. Może on odliczyć VAT z otrzymanej faktury zakupowej. Takiego prawa nie ma jednak osoba prywatna oraz firma zwolniona z VAT, dla których VAT zawarty w cenie to po prostu wydatek. Warto mieć to na uwadze.
Autorem powyższego materiału jest Sebastian Bobrowski, Dyrektor Finansowy inFakt – firmy oferującej księgowość z dostępem do dokumentów i finansów w aplikacji online, darmowym kurierem i profesjonalną obsługą księgową.
