Mimo niewątpliwych zalet faktur elektronicznych, popularność tego typu dokumentów w Polsce jest stosunkowo niewielka. Wynika to zapewne w dużej mierze z nieścisłości przepisów regulujących obrót e-fakturami. Z początkiem tego roku te zasady uległy jednak korzystnym zmianom, dzięki czemu istnieje szansa, że papier odejdzie w końcu do lamusa.
E-faktury w Polsce nie są popularne
Popularność faktur elektronicznych w Polsce przebadał swego czasu PKPP Lewiatan. Zgodnie z wydanym w kwietniu 2012 r. raportem „E-faktura”, w Polsce wystawia się aż 1,5 mld faktur rocznie, ale zaledwie 8-11 proc. polskich firm wysyła (lub udostępnia) klientom faktury elektroniczne. Zdaniem twórców publikacji, stawia to Polskę na jednym z ostatnich miejsc w Europie, za Węgrami, Czechami, czy Litwą. Mimo oczywistych zalet faktur elektronicznych, związanych z oszczędnością czasu i pieniędzy oraz ekologią, w Polsce przeważają faktury papierowe.
Na przeszkodzie stoją głównie obawy przedsiębiorców związane z nieprecyzyjnymi przepisami, które powstrzymują przed korzystaniem z e-faktur zwłaszcza małe firmy. Co ciekawe, według raportu większość klientów nie ma nic przeciwko fakturom elektronicznym i z chęcią otrzymywałaby je w takiej formie.
Z początkiem 2013 r. przepisy dotyczące faktur elektronicznych uległy jednak zmianom. Przyjrzyjmy się zatem jak wyglądają obecnie.
Podstawy dotyczące obrotu e-fakturami
Obrót e-fakturami w Polsce jest uregulowany Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 20.12.2012 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej (…) – link do źródła. W tym akcie prawnym można znaleźć informacje zarówno o tym co decyduje o możliwości wręczenia nabywcy faktury elektronicznej, jak i o tym jakie warunki musi spełnić taki dokument oraz w jaki sposób należy przechowywać e-faktury.
Wysyłka e-faktur wymaga akceptacji odbiorcy
Przed 2013 r. przedsiębiorca musiał dysponować potwierdzeniem tego, że nabywca akceptuje faktury elektroniczne, zanim pierwsza faktura została wysłana w takiej formie. Ten wymóg był z pewnością ważnym powodem niskiej popularności faktur elektronicznych. Natomiast od początku 2013 r. weszły w życie zmiany we wspomnianym Rozporządzeniu, które obecnie kwestię akceptacji opisuje tak (par. 3): „Przesyłanie, w tym udostępnianie, faktur w formie elektronicznej wymaga akceptacji ich odbiorcy”.
Jak należy interpretować ten fragment? Ministerstwo Finansów wydało objaśnienie zmian (link) w przepisach dotyczących e-faktur. Zgodnie z nim, zgodę nabywcy należy rozumieć jako domniemaną, co oznacza, że można wysłać fakturę elektroniczną nie posiadając potwierdzenia akceptacji. Wówczas np. opłacenie faktury przez klienta jest równoznaczne z akceptacją. Podobnie jest w przypadku akceptacji wyrażonej w innej formie, np. ustnej.
Oczywiście trzeba także pamiętać o tym, że nabywca może w każdej chwili wyrazić chęć otrzymywania faktur papierowych. Sprzedawca nie może wówczas odmówić. W przypadku handlu online, dobrym rozwiązaniem może być np. umożliwienie klientowi zaznaczenie odpowiedniej opcji w panelu.
Jakie warunki musi spełnić faktura elektroniczna?
Elementy obowiązkowe na fakturze zostały opisane w innym Rozporządzeniu w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur (…) – link do źródła – i dotyczą zarówno papierowych, jak i elektronicznych wersji dokumentów. Na fakturze trzeba zawrzeć m.in. pełne dane sprzedawcy i nabywcy wraz z numerami NIP (jeśli nabywca jest osobą prywatną numer NIP nie jest wymagany), datę wystawienia i datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi (o ile różni się od daty wystawienia), a zwłaszcza dane dotyczące przedmiotu transakcji – nazwę towaru lub usługi, cenę netto i brutto oraz stawkę i kwotę VAT. Od początku 2013 r. na fakturze nie jest wymagana nazwa dokumentu (dawniej „Faktura VAT”), choć można ją oczywiście zachować.
Natomiast zgodnie z rozporządzeniem o e-fakturach, „faktury mogą być przesyłane (…) w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury”. Jeśli chodzi o format pliku, przepisy nadal nie podają konkretnych nazw formatów, które są dopuszczalne. Można jednak założyć, że format PDF jak najbardziej jest w stanie zapewnić wymienione kryteria. Ponadto, mówią o tym niektóre indywidualne interpretacje podatkowe, np. IPPP1/443-995/11-2/AP oraz IPPP1-443-1175/10-4/EK, obie z 2011 r.
Co natomiast oznaczają wspomniane kryteria? O ile „czytelność” jest oczywista, o tyle „autentyczność pochodzenia” i „integralność” mogą wzbudzać wątpliwości. Autentyczność faktury oznacza pewność, co do tożsamości strony dokonującej dostawy towarów lub świadczącej usługi (wystawcy faktury). Natomiast integralność treści to gwarancja tego, że dane na fakturze nie zostały zmienione.
Jak zapewnić e-fakturom zgodność z prawem?
Przepisy mówią, że to wystawca faktury określa sposób zapewnienia autentyczności treści, integralności i czytelności faktur. Rozporządzenie podaje trzy sposoby, aby tego dokonać:
- bezpieczny podpis elektroniczny,
- elektroniczna wymiana danych (EDI),
- dowolne kontrole biznesowe.
O ile dwa pierwsze sposoby należą do kłopotliwych i kosztownych, o tyle trzeci sposób – wprowadzony z początkiem 2013 r. – może okazać się atrakcyjny dla przedsiębiorców. Kontrole biznesowe, zgodnie ze zmienionym rozporządzeniem (par. 4.3), „ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług”.
Taka kontrola biznesowa może mieć formę wewnętrznej procedury (spisanej np. w formie regulaminu), precyzującej poszczególne fazy transakcji: od zamówienia, przez płatność, wystawienie faktury i przekazanie (udostępnienie) jej nabywcy, aż po sposób przechowywania dokumentu. Chodzi zwłaszcza o to, aby możliwe było połączenie danej faktury z zamówieniem i płatnością.
Co sądzicie o wprowadzonych zmianach? Czy przekonają Was do wprowadzenia e-faktur?
Autorem powyższego materiału jest Sebastian Bobrowski, Dyrektor Finansowy inFakt – firmy oferującej księgowość z dostępem do dokumentów i finansów w aplikacji online, darmowym kurierem i profesjonalną obsługą księgową.
Zobacz inne artykuły z serii Pytania i odpowiedzi o e-commerce:
