O ile polskie przepisy stopniowo zmieniają się uwzględniając nowe technologie, o tyle prowadzenie sklepu internetowego wciąż może być kłopotliwe pod względem prawnym i podatkowym. Wątpliwe sytuacje mogą dotyczyć rozmaitych aspektów – zaczynając od podatków i kończąc na kasie fiskalnej. W niniejszym artykule przedstawiamy osiem przykładowych sytuacji, w których właściciel e-biznesu powinien wnioskować o interpretację podatkową.
Czym jest indywidualna interpretacja podatkowa?
Indywidualna interpretacja podatkowa to opinia w sprawach podatkowych jednej z 5 izb skarbowych wydawana na wniosek podatnika, który ma wątpliwości związane np. z rozliczaniem podatków. Podatnik opisuje sytuację lub kilka z nich (zarówno obecne, jak i przyszłe) i podaje swoją opinię, zaś urzędnicy określają czy jego stanowisko jest właściwe wraz z podaniem uzasadnienia.
Taka interpretacja daje podatnikowi ochronę na wypadek kontroli. Oznacza to, że jeśli postępuje on zgodnie z zaleceniami izby skarbowej, to nie może zostać za to ukarany. Warto jednak pamiętać, że mimo iż interpretacje są jawne, to innym podatnikom nie dają zabezpieczenia, nawet jeśli ich sytuacja jest podobna lub wręcz identyczna. Muszą zgłosić się po własna interpretację i dopiero wtedy są przez nią chronieni (o ile jest pozytywna).
Wnioskowanie o interpretację jest stosunkowo proste. Wystarczy wypełnić wniosek ORD-IN(5) oraz (opcjonalnie) ORD-IN(A) oraz wpłacić 40 zł. Wniosek składa się w zależności od miejsca zamieszkania w izbie skarbowej w Bydgoszczy, Katowicach, Warszawie, Łodzi lub Poznaniu.
Kiedy szczególnie warto wnioskować o wydanie interpretacji podatkowej prowadząc działalność online, np. sklep internetowy? Oczywiście, zawsze wtedy, gdy polskie przepisy są niejasne, a jednocześnie dotyczą sprawy ważnej z punktu widzenia finansów podatnika oraz właściwego dopełniania obowiązków podatkowych.
Poniżej osiem przykładowych sytuacji.
1. Czy powinienem zakładać działalność gospodarczą prowadząc sprzedaż online?
Definicja działalności gospodarczej w polskich przepisach nie należy do oczywistych. Pojawia się w różnych wersjach w kilku ustawach, w których przewijają się określenia, że to działalność „ciągła i zorganizowana”. Może być jednak trudno określić, w którym momencie działalność zarobkowa staje się „ciągła i zorganizowana”, zwłaszcza, gdy chodzi o dorabianie do pensji, np. za pomocą sklepu online. W takiej sytuacji warto zapytać fiskusa o to, czy w danej sytuacji założenie działalności gospodarczej jest niezbędne.
2. Kasa fiskalna w sklepie online i księgowanie zwrotów
Ogólnie, kasy fiskalnej w sklepie online da się uniknąć spełniając wytyczne dla zwolnienia ze względu na sposób płatności opisane w tym artykule. Trzeba jednak pamiętać, że płatność za pośrednictwem banku można rozumieć na różne sposoby, podobnie jak zapisy dotyczące konieczności prowadzenia ewidencji transakcji. Jeśli nie ma pewności czy sposób przyjmowania płatności i ewidencjonowania ich jest wystarczający w danym sklepie online, interpretacja z pewnością wyjaśni tę kwestię.
Podobnie, problematyczne może być księgowanie zwrotów. Otóż, aby uzyskać prawo do pomniejszenia podatków w związku ze zwrotem towaru, przedsiębiorca musi prowadzić odrębną ewidencję, a także gromadzić dokumenty potwierdzające dokonanie sprzedaży oraz sporządzać protokoły przyjęcia zwróconego towaru podpisane przez nabywcę i sprzedawcę. Te dwa ostatnie punkty mogą być problematyczne w sprzedaży online, zwłaszcza, gdy klienci nie przedstawiają paragonów lub nie chcą odesłać podpisanego protokołu zwrotu. Wszelkie wątpliwości związane z księgowaniem zwrotów także można wyjaśnić wnioskując o interpretację podatkową.
3. Zastosowanie stawki VAT 0% w związku z eksportem towarów
Po spełnieniu określonych warunków można zastosować VAT 0% w związku z eksportem towarów poza Unię Europejską – zostały one opisane w tym artykule. Warto postarać się o to, aby klientom zagranicznym zaoferować towary z zerowym VAT-em, czyli w niższej cenie, co może być istotne z uwagi na wysokie koszty przesyłki. Jeśli jednak przedsiębiorca nie ma pewności, czy przysługuje mu stawka VAT 0%, wątpliwości z pewnością wyjaśni indywidualna interpretacja podatkowa.
Analogicznie jest również wówczas, gdy nie ma pewności, czy przysługuje obniżona stawka VAT. Z uwagi na niebezpieczeństwo pojawienia się zaległości podatkowych pod względem VAT oraz błędnie wystawionych faktur, wątpliwości można wyjaśnić interpretacją.
4. Kiedy nabić sprzedaż na kasę w związku z płatnością za zaliczeniem pocztowym?
Sprzedaż rejestrowana na kasie fiskalnej wymaga wydrukowania paragonu i wręczenia go klientowi, co dotyczy także sprzedaży wysyłkowej. Paragon należy wydrukować w momencie otrzymania płatności od klienta. Gdy klient płaci np. przelewem nie ma problemu, ale gdy zapłaty dokonuje za zaliczeniem pocztowym wysłanie paragonu wraz z towarem nie jest działaniem prawidłowym.
W takim przypadku bowiem paragon zostałby wydrukowany przed otrzymaniem zapłaty. Jak w takim razie postępować? Czy dodatkowa wysyłka samego paragonu jest konieczna? Oczywiście, można zastosować różne rozwiązania, ale absolutną pewność sposobu działania w takiej sytuacji da zapewne indywidualna interpretacja podatkowa.
5. Rozliczanie wątpliwych kosztów uzyskania przychodów
W sklepach internetowych, podobnie jak w innych działalnościach gospodarczych, mogą pojawić się wątpliwości dotyczące rozliczania kosztów uzyskania przychodów. Do najbardziej wątpliwych należą wydatki na żywność poza firmą (zwłaszcza w restauracjach, np. lunch z kontrahentem, co w przypadku sklepu online jest raczej mało prawdopodobne, ale może się jednak zdarzyć), zakup drogich i luksusowych elementów wyposażenia, wydatki na edukację, które nie wiążą się z aktualnie prowadzoną działalnością, a także wszelkie inne koszty, które mogą zostać uznane za „osobiste”. Jeśli firma chce rozliczyć wątpliwe koszty mając pewność, że ma do tego prawo, jedyna opcja to wnioskowanie o indywidualną interpretację podatkową.
6. Rozliczanie dropshippingu
Dropshipping to model sprzedaży przez Internet, w którym za wysyłkę towaru do nabywcy odpowiada jego dostawca (np. hurtownik, producent), a nie sprzedawca. Z kolei faktyczny sprzedawca w tym modelu odpowiada za zbieranie zamówień i przyjmowanie płatności od klientów.
Taka sprzedaż rodzi liczne pytania dotyczące formalności, a zwłaszcza jak dokonać rozliczeń na linii sprzedawca internetowy – hurtownik/producent, z czym może wiązać się kwestia prawa do zwolnienia z kasy fiskalnej (opartym na płatnościach online i możliwości połączenia danej płatności z daną transakcją, w tym z adresem klienta). Stosowanie dropshippingu może być dobrą motywacją do wniosku o interpretację, w której można opisać zaistniałą sytuację.
7. Podatek od nieruchomości, gdy firma prowadzona jest w mieszkaniu
Jak opisaliśmy w tym artykule, prowadzenie firmy działającej online w mieszkaniu może być nie tylko wygodne, ale także korzystne pod względem opcji rozliczania kosztów. Trzeba jednak pamiętać, że od nieruchomości, w których prowadzona jest działalność gospodarcza trzeba płacić nieporównywalnie wyższy podatek. Czy jednak trzeba go płacić, gdy mieszkanie, w którym prowadzona jest firma nie zmienia swojej funkcji mieszkalnej lub zmienia tylko nieznacznie? Całkowitą pewność można uzyskać wnioskując o interpretację.
8. Zakup zagranicznych usług, na które nie wystawiono faktury
Podczas prowadzenia działalności online typowym wydatkiem jest zakup zagranicznych usług „w chmurze”, np. Dropbox, ZenDesk, MailChimp, Basecamp, czy Amazon. Jeśli uda się skłonić dostawcę do wystawienia faktury zgodnej z polskimi przepisami, z rozliczeniem kosztu zapewne nie będzie problemu. A co, jeśli nie ma takiej możliwości, zaś uzyskane potwierdzenie wydatku nijak nie przypomina faktury? Wówczas koszt także powinno dać się rozliczyć, ale nie ma co do tego pewności. Taką pewność da interpretacja podatkowa.
Autorem powyższego materiału jest Sebastian Bobrowski, Dyrektor Finansowy inFakt – firmy oferującej księgowość z dostępem do dokumentów i finansów w aplikacji online, darmowym kurierem i profesjonalną obsługą księgową.
