Negocjuj, monitoruj i redukuj, oszczędzaj czas. W tych czynnościach kryją się pieniądze. Twoje pieniądze. Nie pozwól, aby przez zaniedbania były tracone bez sensu. Każdy odzyskany pieniądz może być inwestowany i tym samym się pomnożyć. Miej kontrolę nad każdą wydaną złotówką, pamiętając, że efektywne planowanie kosztów jest równie ważne, jak zarabianie pieniędzy.
NEGOCJUJ
Negocjacje to bardzo ważny element redukcji kosztów. Konkurencja na rynku jest bardzo duża. Wiesz o tym, bo sam walczysz o każdego klienta. Ale sam też jesteś klientem. I Ty możesz wejść w rolę tego, który wymaga i o którego należy walczyć. Wykorzystaj to.
Zacznij od przejrzenia wszystkich umów o świadczenie usług, z jakich korzystasz. Wiele z nich zawiera ustalenia sprzed miesięcy, a nawet lat. Teraz wiele firm jest dużo bardziej elastycznych, co znacznie zwiększa możliwość negocjacji.
1. Firma kurierska
Moja firma współpracuje z wieloma innymi, które mają umowy z różnymi przewoźnikami. Ceny świadczonych im usług różnią się często nawet o ponad 100%! Co możesz negocjować? Ustal z przedstawicielem progi wagowe, np. przesyłki 0-5 kg i 5-30 kg. Sprawdź, w jakim przedziale wagowym mieści się większość Twoich przesyłek i tylko na tę grupę negocjuj korzystną cenę. Możesz także negocjować ceny usług dodatkowych, takich jak zlecenie odbioru przesyłki bezpośrednio od klienta, powiadomienia mailowe lub sms itp.
Nie bój się swoich oczekiwań. Śmiało podawaj konkrety, jakich oczekujesz. Nawet niewielka różnica w cenie paczki w skali roku spowoduje ogromne oszczędności.
2. Hurtownie
W przypadku hurtowni sprawy mają się inaczej. Sama, prowadząc hurtownię dla sklepów internetowych, mam stały cennik dla swoich partnerów. Jednak nie tylko poziom rabatów może być polem do negocjacji.
Ja też mam pewne cele, jakie mogę realizować dzięki sklepom i korzystamy na tym wszyscy. Chętnie przekazuję nagrody na konkursy zwiększające popularność mojej wiodącej marki. Wspieram aktywność sklepów, dodając gratisy do większych zamówień. Cena przy dużej ilości może ulec zmianie, ale tylko wtedy, gdy kontrahent się o to upomni.
3. Materiały biurowe i pakowe
Pamiętaj o drobiazgach! Staraj się wszystkie materiały biurowe zamawiać zawsze w jednej firmie. Za lojalność negocjuj dodatkowe rabaty lub gratisy. Jednak śledź ofertę konkurencyjnych firm i jeżeli Twój partner nie jest najatrakcyjniejszy, to powiadom go o tym. Powinien natychmiast zareagować, dając Ci korzystniejszą ofertę. Jeśli tego nie zrobi – zmień partnera.
Tak samo należy postąpić w przypadku firm dostarczających materiały pakowe. Zawsze warto porównać ceny z ofertą ich konkurencji. Można też zadbać o minimalizację kosztów, np. poprzez stworzenie dwóch standardowych wymiarów pudełek i tylko z nich korzystać. Dzięki temu zamawiana ilość danego pudełka będzie większa, a cena korzystniejsza. Istotne jest też wykorzystanie do pakowania materiałów dostarczanych przez firmy kurierskie (foliopaki, pudełka).
Sprawdź koszty pakowania paczek w ostatnich miesiącach, latach. Być może przez nieuwagę wzrosły albo pozostały na tym samym poziomie. Jeśli tak jest, to negocjuj ceny materiałów, wprowadź usprawnienia w pakowaniu (np. używaj folii bąbelkowej zamiast pianki).
4. Płatności elektroniczne
Z usług jakiej firmy korzystasz? Czy jesteś świadomy, jakie ceny oferują inne firmy? Poświęć chwilę i wyślij do nich e-mail z zapytaniem o ofertę. Możliwe, że odprowadzasz zawyżoną prowizję!
MONITORUJ I REDUKUJ
Ważna w redukcji kosztów jest ich świadomość. Często nie widzisz, jak wiele pieniędzy umyka Ci na bezsensownych procesach. Jak temu zapobiegać? Tworząc procedury i raporty.
1. Dział reklamacji powinien raportować przebieg oraz koszt każdej reklamacji osobno. Warto też prowadzić statystyki reklamowanych i zwracanych produktów. Jeśli coś często ulega awarii lub jest zwracane, to usuń ze swojej oferty dany produkt lub daną markę. Dzięki temu oszczędzisz pieniądze, nerwy oraz renomę.
2. Magazyn powinien monitorować koszty przesyłek produktów od dostawców. Warto też kontrolować ceny zakupionych towarów. Nieraz zdarzają się błędy, które nie zauważone mogą nas sporo kosztować.
3. Jeśli przesyłki ulegają zniszczeniu podczas transportu, to zawsze, natychmiast składaj reklamację do firmy kurierskiej. Jeśli będą one nie uwzględniane, pisz odwołania. A kiedy i to nie pomoże, umów się z przedstawicielem i ustalcie korzystne rozwiązanie.
4. Jeśli sprzedajesz na serwisach aukcyjnych (np. Allegro), to z pewnością wiesz, jak często klienci się mylą. Składają kilkakrotnie to samo zamówienie, nawet o tym nie wiedząc lub w ogóle rezygnują z zamówionych produktów. Wtedy ważne jest, by pamiętać o wysłaniu formularza o zwrot prowizji. Allegro daje nam taką możliwość dopiero kilkadziesiąt dni po zakończeniu aukcji. Jednak musisz pamiętać, aby otrzymać zwrot prowizji z dokładnie każdej nie sfinalizowanej transakcji.
Monitoruj także pozornie niewielkie koszty, takie jak znaczki pocztowe (często dokumenty wysyłane listem mogą zostać wysłane e-mailem). W skali roku każda mała oszczędność może okazać się duża. Dlatego monitorowanie kosztów jest tak ważne.
OSZCZĘDZAJ CZAS
Dynamiczna branża e-commerce nie pozwala zapomnieć o tym, jak cenny jest czas. Realnie oszczędzony czas oznacza oszczędzone pieniądze. W rozwijającym się sklepie internetowym zawsze jest co robić. Wiesz, jak cenny jest czas Twój, pracowników, współpracowników.
Tworząc procedury i schematy działania w określonych sytuacjach, możesz oszczędzić wiele czasu. Możesz to zrobić:
- tworząc szablony odpowiedzi e-mail na najczęściej zadawane pytania (np. “Jak wygląda proces zwrotu?”, “Co zrobić, by złożyć reklamację?”, “Jaki jest czas oczekiwania na produkty?” itp.);
- zachowując plik z aktami prawnymi, jakie mogą się przydać (aby w razie potrzeby ich nie szukać);
- utrzymując kontakty do hurtowni, dostawców materiałów, partnerów itp. w jednym miejscu;
- usprawniając proces pakowania paczek;
- jasno określając zakres zadań poszczególnych pracowników.
Sposobów jest wiele. Każdy z pracowników zajmuje się czym innym. Dlatego warto urządzić zebranie i każdego z nich poprosić o przygotowanie planu organizacji pracy w jego dziale lub redukcji kosztów. Każdy widzi ze swojej perspektywy i może dostrzegać to, co innym umyka.
Twój biznes się rozwija. Jesteś coraz atrakcyjniejszy jako klient. Zmotywuj partnerów do walki o Ciebie. Zarabiaj na zmianie i rozwoju swojej firmy, wykorzystując efekt stali – im więcej, tym taniej. Nie bój się negocjować i walczyć o swoje. Dbaj o wydatki i nie lekceważ drobnych strat. Dzięki stałemu monitoringowi będziesz miał możliwość oceniania efektów i kontrolowania przebiegu wydatków. Każda oszczędzona złotówka to tyle samo, co każda zarobiona złotówka.
