Z początkiem 2014 r. wejdą w życie przełomowe zmiany w VAT, które zmienią znane od lat schematy rozliczeń w firmach. Chodzi przede wszystkim o termin rozliczenia VAT-u, a także datę wystawienia faktury. Z przepisów zniknie też szczególny sposób rozliczania VAT-u dla sprzedaży wysyłkowej opłacanej za zaliczeniem pocztowym. Temat jest szczególnie ważny dla właścicieli sklepów internetowych i warto się z nim zapoznać.
Termin wystawienia faktury i termin rozliczania VAT – podstawowe zmiany
Do końca 2013 r. dla terminu rozliczenia VAT-u kluczowa jest faktura. Z prostej przyczyny – termin wystawianie dokumentu jest równoznaczny z terminem rozliczenia VAT-u. Trzeba go rozliczyć za ten okres, który wówczas przypada. Np. VAT z faktury wystawionej 11 grudnia należy rozliczyć w grudniu lub w IV kwartale danego roku.
Od tej ogólnej zasady jest obecnie kilka wyjątków, wśród których warto wymienić sprzedaż dla której obowiązek podatkowy pod względem VAT powstaje według daty płatności, a nie wystawienia faktury. Chodzi tutaj zwłaszcza o transakcje, za które zapłacono z góry (w całości lub w części), usługi ciągłe (m.in. dostawa mediów), a także „dostawę wysyłkową dokonywaną za zaliczeniem pocztowym”. Ta ostatnia kategoria była problematyczna zwłaszcza dla przedsiębiorców prowadzących sklepy online (ta kwestia jest opisana poniżej).
Od początku 2014 r. zasady określające terminy rozliczania VAT (czyli obowiązek podatkowy) zmienią się w istotny sposób.
W 2014 r. kluczowym terminem dla rozliczenia VAT-u będzie nie data wystawienia faktury, ale data sprzedaży, czyli innymi słowy data wykonania usługi lub dostarczenia towaru (zakończenia dostawy). W wielu przypadkach będzie to oznaczało konieczność rozliczenia VAT-u wcześniej.
Oczywiście, od tej ogólnej zasady w 2014 r. będą wyjątki. Należą do nich m.in.:
- sprzedaż, za którą w całości lub w części zapłacono z góry – VAT należy rozliczyć według daty płatności,
- sprzedaż o charakterze ciągłym (m.in. dostawa mediów, usługi najmu, dzierżawy, ochrony osób, stałej obsługi prawnej i biurowej) – VAT należy rozliczyć według daty wystawienia faktury.
Co za tym idzie, z listy transakcji dla których termin rozliczenia VAT-u był szczególny zniknęła „dostawa wysyłkowa dokonywana za zaliczeniem pocztowym”. Jak wobec tego będzie należało ją rozliczać w 2014 r.?
Szczególny przypadek sprzedaży wysyłkowej zniknie z ustawy o VAT
Jak wynika z powyższego, dla branży e-commerce istotne jest usunięcie z ustawy zapisu o terminie rozliczenia VAT-u wynikającego ze sprzedaży wysyłkowej za zaliczeniem pocztowym. Z tym także wiąże się termin wydruku paragonu.
Na początek przypomnijmy jakie rodziło to problemy. Otóż sprzedaż z płatnością „za pobraniem” wymagała rozliczenia VAT oraz wydruku paragonu w momencie uzyskania płatności. Za ten termin przyjmowało się jednak dopiero chwilę, z którą pieniądze dotarły do przedsiębiorcy, a zatem zostały przekazane mu przez pocztę lub kuriera. Teoretycznie więc w momencie uzyskania płatności należałoby wydrukować paragon i wysłać go listownie do klienta.
Skoro jednak zniknie zapis mówiący, że „dostawę wysyłkową dokonywaną za zaliczeniem pocztowym” trzeba rozliczyć według terminu zapłaty, to w jakim terminie w 2014 r. trzeba rozliczyć VAT w związku ze sprzedażą wysyłkową? Jak łatwo się domyślić, do tego celu trzeba się posłużyć zasadami ogólnymi. A zatem terminem rozliczenia VAT-u dla sprzedaży wysyłkowej i jednocześnie wydruku paragonu jest termin zapłaty (płatność przelewem) lub termin dostarczenia towaru do odbiorcy (płatność za pobraniem).
Sprzedaż wysyłkowa w 2014 r. – kiedy rozliczyć VAT?
Rozliczanie sprzedaży wysyłkowej można podzielić na dwie grupy: płatność przelewem (przedpłata) oraz płatność za pobraniem. Sposób rozliczenia VAT w obu tych grupach w 2014 r. będzie się różnił.
1. Płatność przelewem (przedpłata)
Ta stosunkowo najprostsza sytuacja ma miejsce wówczas, gdy nabywca płaci przelewem, kartą kredytową, itp. Wówczas sprzedawca może wydrukować paragon w dniu uzyskania płatności i wysłać go wraz z przesyłką. Ta zasada tak naprawdę nie zmieni się w porównaniu do 2013 r., ponieważ obecnie przedpłata również powoduje konieczność rozliczenia VAT-u.
2. Płatność za pobraniem
Gdy płatność następuje za pobraniem, zapłata nie poprzedza dostawy towaru. Dlatego od początku 2014 r. VAT rozlicza się według daty sprzedaży, czyli dostarczenia towaru do nabywcy. Jak określić tę datę, gdy towar sprzedawany jest wysyłkowo?
Nie chodzi tutaj o datę wydania towaru firmie kurierskiej lub nadania go na poczcie, ale datę odbioru przesyłki przez klienta. Co za tym idzie, w 2014 r. sprzedawca musi znaleźć sposób, aby ustalić kiedy to nastąpiło. W przypadku korzystania z firm kurierskich jest to stosunkowo proste, gdyż firmy te pozwalają śledzić przesyłkę, a także informują o jej dostarczeniu. W przypadku poczty może być trudniejsze, ale również jest niezbędne.
Nie zmienia to jednak faktu, że termin wydrukowania paragonu w takiej transakcji nadal pozostaje problemem. Gdy płatność następuje za pobraniem, wydrukowanie paragonu i wysłanie go wraz z zamówionym towarem może być niewłaściwe. Rozwiązaniem tej sytuacji jest np. wystawienie faktury i wysyłka jej do klienta wraz z towarem, za który płatność ma nastąpić za pobraniem (informacja o wystawianiu faktur powinna być zawarta w regulaminie). Następnie, paragon drukuje się i dołącza do egzemplarza faktury posiadanego przez sprzedawcę już po dostarczeniu przesyłki.
Wystawiając faktury za sprzedaż wysyłkową (niezależnie czy osobom prywatnym, czy nabywcom firmowym) w 2014 r. trzeba pamiętać o jednej ważnej kwestii. Otóż na fakturze nie można zamieszczać daty sprzedaży (dostarczenia towaru), gdyż w momencie wysyłki nie da się precyzyjnie przewidzieć, kiedy klient odbierze przesyłkę. Istnieje możliwość, aby tej daty nie zamieszczać, ponieważ przepisy dotyczące wystawiania faktur nakazują zamieścić datę sprzedaży tylko wówczas, gdy jest ona określona.
Autorem powyższego materiału jest Sebastian Bobrowski, Dyrektor Finansowy inFakt – firmy oferującej księgowość z dostępem do dokumentów i finansów w aplikacji online, darmowym kurierem i profesjonalną obsługą księgową.
