Autorem poniższego artykułu jest Marcin A. Dobkowski.
W poprzednim, 9. numerze eKomercyjnie.pl Paweł Fornalski opublikował artykuł „Brak gospodarki magazynowej to główny powód niezadowolenia klientów w sklepie internetowym”. Paweł omówił w nim podstawowe operacje magazynowe oraz znaczenie stanów magazynowych dla wiarygodności i zadowolenia klientów. Właściwie nie sposób się z nim nie zgodzić, polityka magazynowa to fundamentalny „must have”.
Doskonale rozumiem relację zadowolenie klienta – sukces sklepu, o czym pisałem w „Klient nasz Pan!” (eKomercyjnie #5). Nie jestem jednak ekstremalnym altruistą. Chciałbym, aby moje działania sprawiały zadowolenie i przynosiły zyski nie tylko moim klientom, ale również mnie. Spójrzmy więc jeszcze raz na magazyn w małym sklepie z perspektywy egoisty.
W trakcie swoich menedżerskich wojaży miałem przyjemność uczyć się zasad funkcjonowania magazynów na wielu przykładach. Najbardziej wartościowe i praktyczne lekcje odebrałem od: Tadeusza (magazyn dużej firmy budowlanej, w 90% na świeżym powietrzu), Aleksandra (mały magazyn lokalnego browaru), Adama (olbrzymi magazyn wysokiego składowania firmy zajmującej się produkcją elektroniki użytkowej) i Rzeczywistości (bardzo mały magazyn naszych sklepów internetowych). Zakładam na potrzeby artykułu, że mały sklep (do 1 miliona obrotu lub 15 tysięcy transakcji rocznie) posiada mały magazyn, ale proporcjonalny do swojej branży. W przypadku, jeżeli mały sklep ma duży magazyn… cóż, ma również duży problem.
Rzeczywistość: „Bestsellery najdłużej leżą na półkach.”
Ilekroć dałem się skusić na zakup większej ilości jakiegoś bestsellera, żałowałem tego. Żałowałem, pomimo posiadania pełnego prawa zwrotu. Tak zwane „bestsellery” mają wszyscy. Najczęściej rynek jest nadmiernie nimi nasycony, co prowadzi do wojny cenowej, a co za tym idzie, do spadku rentowności. Najlepiej zarabia się na końcówkach serii i ostatnich egzemplarzach.
Adam: „Ordnung muss sein!”
Brak porządku w magazynie skutkuje katastrofalnymi konsekwencjami. Dlatego warto pamiętać o elementarnych zasadach magazynowej higieny.
Strefa wejścia i wyjścia z magazynu, nawet jeżeli oddzielone kreską na podłodze, muszą być. Towar przechodzi zawsze od WE(jście) – PO(le odkładcze – regał/półka) – WY(jście). Etapy „podróży” dokumentują dokumenty magazynowe lub księgowe (w małym magazynie można sobie tak uprościć obieg dokumentów).
Nieważne, jaka jednostka, sektor, alejka, regał, półka – stosujemy jednolitą zasadę oznaczania i rozmieszania, np. w MadBooks są to regały z literą, której odpowiada pierwsza litera tytułu książki.
Mapa magazynu, zwłaszcza małego, wydaje się niepotrzebna. Wierzcie mi, rozplanowanie nawet pustej przestrzeni ułatwia później pracę, np. nie musisz kul do kręgli magazynować na najwyższej półce.
Magazyn to nie mieszkanie, nie „przemeblowujemy” go bez potrzeby. W trakcie przemieszczania w obrębie magazynu szansa uszkodzenia towarów wynosi około 0.3% (średnia z 200 magazynów objętych badaniem w 2010 roku).
Adam: „Pełny magazyn to bardzo zły sygnał dla zarządzającego.”
Pełny magazyn podzespołów oznaczał, że plany produkcyjne nie są realizowane lub dział zaopatrzenia popełnia rażące błędy. Pełny magazyn produktów oznaczał, że dział sprzedaży nie realizuje planu sprzedaży. Pełny magazyn zawsze oznaczał kłopoty z płynnością finansową, przestoje produkcyjne, konieczność „wietrzenia” magazynu produktów promocjami, co skutkowało zmniejszeniem rentowności.
Zdaniem Adama, magazyn musi mieć czym oddychać. Im mniejszy magazyn, tym mniej wolnej przestrzeni potrzebuje. Magazyn małego sklepu internetowego powinien mieć zawsze minimum 10-15% wolnej powierzchni.
Adam: „Biciem martwego psa nie nauczysz aportować.”
Największym wrogiem dla wydajnej pracy i porządku w magazynie jest jego przepełnienie. Jeszcze gorsze jest przepełnienie towarami niechodliwymi. Im mniejszy magazyn, tym mniejszy należy ustalić poziom „nierotów”, czyli towarów nie sprzedających się i nazywanych również „cegłami”, „kurzołapami” itp. Dla magazynu małego sklepu maksymalnie 10%. Im mniejszy magazyn, tym częstsze wietrzenie z „nierotów”. Inwentaryzacja i ocena, czego trzeba się pozbyć z magazynu, powinna następować co miesiąc. Metod na pozbycie się „kurzołapów” jest kilka: zwrot dostawcy, promocja/wyprzedaż, oddanie w komis do dyskontu, itd.
Aleksander: „Wynieśli z magazynu w pojemniku organicznym.”
Zasada nadrzędna: każdy kto ma dostęp do magazynu odpowiada za niego materialnie! Dlatego liczba osób z dostępem na magazyn powinna być określona i mała. Odpowiedzialność dotyczy również właścicieli i zarządzających. Z wszystkich firm, tylko w jednej miałem przepustkę na magazyn. Był to skrót do R&D, inaczej biegałbym niepotrzebnie 600 metrów, co przy mojej kondycji mogłoby trwać godzinami.
Nonszalanckie podejście do magazynu dziwi mnie, przecież towar = pieniądze. Zamknijcie oczy, zamieńcie leżące na półkach produkty w stosiki pieniędzy… nadal pozwolilibyście na swobodne przemieszczanie się między regałami każdemu, komu przyjdzie na to ochota?
A Aleksander pił do braków na magazynie piwa butelkowego. Klienci skarżyli się, że trafiają do nich skrzynki zawierające puste butelki. Przedsiębiorczy pracownicy nie wynosili z magazynu butelek z piwem, a piwo w sobie.
Tadeusz: „Dziś mi mówisz, że na dziś? Oci…..?!” (przepraszam, ale Tadeusz to budowlaniec)
Planowanie to podstawa! Magazyn jest tylko jednym z elementów logistycznej układanki. Nieliczne sklepy są w stanie zaoferować 100% pokrycia swojej oferty stanami magazynowymi. Większość nie może sobie na to pozwolić. Zresztą, dla mnie idea pełnego pokrycia stoi w oczywistej sprzeczności z moimi ulubionymi JIT i Kaizen. JIT (just in time) to strategia zarządzania stanami magazynowymi w taki sposób, aby były one adekwatne do potrzeb na teraz. W moim rozumieniu i praktycznym zastosowaniu oznacza to, że książkę potrzebuję w chwili, kiedy muszę ją wysłać – nie wcześniej i nie później.
Zastosowanie JIT wymaga dobrego planowania i niesie ze sobą pewne niebezpieczeństwa. Zarządzanie ryzykiem łańcuchów dostaw to ciekawy temat, ale zbyt złożony, aby go tu poruszać. Z pomocą przychodzi prosta jak budowa cepa ideologia Kaizen, którą najprościej określić jako ideologię samodoskonalenia. Nie myśl, że to, co i jak robisz jest idealne. Nie jest! Zawsze można wnieść poprawki. Obserwuj, ucz się na błędach
i poprawiaj.
Nie wiem, jaką częścią ciała firmy jest magazyn. Na pewno nie jest sercem czy mózgiem, ale zdecydowanie jest organem witalnym. Z pozoru prosty i nieciekawy, ma olbrzymie znaczenie dla naszego biznesu. Jego prawidłowe zorganizowanie poprawia opinię o sklepie i wynik finansowy (mniejsze zaangażowanie środków, większa sprzedaż itd.)
Od 10 lat uczę się magazynu i wiele przede mną. Obecne parametry funkcjonowania moich magazynów cieszą mnie, choć są jeszcze dalekie od planowanych. Z wszystkich wskaźników, którymi operują wytrawni logistycy, wybrałem i dostosowałem do swoich potrzeb trzy, których używam do swoich „pomiarów”. Na dzisiaj czas realizacji zamówień wynosi mniej niż 24h. Średnia wartość towaru na magazynie po zakończeniu wysyłek jest mniejsza niż 10% średniej dziennej sprzedaży. Zwroty zamówionych i niesprzedanych towarów to mniej niż 1%. Oznacza to, że pomimo posiadania małego magazynu, szybko realizujemy zamówienia, a sprawność łańcucha dostaw pozwala nam na zachowanie wysokiego wskaźnika płynności bieżącej.
E-commerce się zmienia, jednak uwierzcie mi na słowo, nie zmieni się potrzeba posiadania dobrze zorganizowanego magazynu. Spójrzcie na swój magazyn i zastanówcie się, co można w nim poprawić. Zapewniam Was, że warto.
—
Autorem powyższego tekstu jest Marcin A. Dobkowski – absolwent prawa na Uniwersytecie Mikołaja Kopernika w Toruniu. W latach 2003-2008 prezes zarządu Browar Fortuna sp. z o.o. – członek BCC i SRB. Od 2008 roku interim menedżer specjalizujący się w zarządzaniu kryzysowym. Właściciel Genius Creations, współwłaściciel Madbooks.pl i Bookiatryk.pl.
Powyższy artykuł pochodzi z Magazynu eKomercyjnie #10. Zapraszamy do przeczytania całego numeru!
