Wbrew obiegowym opiniom, prowadzenie sklepu internetowego nie różni się aż tak bardzo od prowadzenia tradycyjnego punktu sprzedaży. Jedno z wielu podobieństw to zaopatrywanie sklepu w towar i prowadzenie magazynu. Temat ten jest zazwyczaj pomijany w publikacjach dotyczących sprzedaży w sieci, które skupiają się raczej na „wirtualnej” części biznesu.
Początkującym sprzedawcom wydaje się, że cała praca polega tu na aktualizacji stanów magazynowych i składaniu zamówień przez panel hurtowy, ewentualnie posiadaniu u siebie produktów z listy bestsellerów. W praktyce okazuje się, że zaopatrzenia sklepu musimy pilnować tak samo skrupulatnie, jak pani Iwonka prowadząca osiedlowy sklep spożywczy…
Oto lista najważniejszych spraw dotyczących prowadzenia magazynu i współpracy z dostawcami. Pamiętaj o nich, a unikniesz wielu problemów z zaopatrzeniem swojego e-sklepu.
1. Obserwuj, z jaką częstotliwością sprzedają się konkretne produkty. Możesz opierać się po prostu na obserwacjach (o ile masz dobrą pamięć) albo korzystać ze specjalnych statystyk, które dostępne są w większości gotowych platform sklepowych. Bestsellery staraj się zawsze posiadać w swoim magazynie i zamawiaj je w większej ilości, najlepiej w opakowaniach zbiorczych, na które otrzymasz większy rabat.
2. Staraj się mieć w magazynie także te towary, które sprzedają się rzadziej. Nie musisz mieć ich dużo – wystarczy 1-2 sztuki. Dostępność towaru w ciągu 24 godzin bywa dla Klienta decydującym czynnikiem przy dokonywaniu zakupu. Ponadto, jeśli posiadasz przynajmniej po jednej sztuce sporadycznie sprzedających się towarów, nie musisz tak dokładnie pilnować stanów magazynowych w hurtowni. Minimalizujesz ryzyko, że Klient zamówi towar, którego zapas u dostawcy akurat się wyczerpał. Tak naprawdę, im więcej różnych produktów będziesz posiadać w swoim magazynie, tym lepiej.
3. Ustal jasne warunki współpracy ze swoimi dostawcami. Dowiedz się przede wszystkim:
- czy konieczna jest przedpłata na konto, czy możliwe jest składanie zamówień z późniejszym terminem płatności;
- czy honorowane są elektroniczne potwierdzenia przelewów;
- jak wygląda realizacja bieżących zamówień, jeśli z jakichś powodów spóźnisz się z opłaceniem wcześniejszej faktury;
- ile wynosi minimum logistyczne;
- w jakich godzinach musisz składać zamówienia, żeby były zrealizowane jeszcze tego samego dnia;
- w jakich godzinach przesyłki wychodzą z hurtowni;
- czy możesz na specjalnych warunkach zamawiać produkty spoza oferty hurtowej (w przypadku, kiedy hurtownia jest częścią większego sklepu detalicznego);
- w jakim terminie możesz zwrócić zakupione towary;
- ile czasu przysługuje Ci na zgłoszenie ewentualnych braków lub uszkodzeń.
4. Inwestuj w relacje z ludźmi. Nawet, jeśli zamówienia mogą być składane i realizowane automatycznie, staraj się nawiązywać bliższe kontakty z handlowcami. Jeśli będziesz z nimi często rozmawiać i zadawać pytania dotyczące oferty, w końcu sami zaczną Cię informować o interesujących Cię wydarzeniach, takich jak nowości w ofercie, planowane dostawy czy zbliżający się dłuższy okres niedostępności jakiejś grupy produktów. Pamiętaj także, że im lepsze będą Twoje relacje z osobami obsługującymi Twoje zamówienia, tym łatwiej przyjdzie wyjaśnić wszelkie nieporozumienia.
5. Zawsze lepiej jest posiadać kilka alternatywnych źródeł zaopatrzenia. Spróbuj złożyć zamówienia w różnych hurtowniach, żeby przekonać się, jak szybko są realizowane. Mimo, że ceny zakupu mogą być podobne, dostawcy będą proponować inne terminy płatności, lepszą lub gorszą dostępność produktów oraz różny poziom obsługi klienta. Warto też skontaktować się bezpośrednio z producentami – niektórzy z nich posiadają własne działy sprzedaży hurtowej i proponują naprawdę dobre warunki współpracy. Minusem jest tu konieczność zamawiania jednego rodzaju produktów w większej ilości.
6. Jeśli korzystasz z kilku źródeł zaopatrzenia, to masz dzięki temu więcej źródeł informacji. Korzystaj z tego. Kiedy chcesz zamówić jakąś partię towaru bezpośrednio u producenta czy dystrybutora, a okazuje się, że nie mają już ani jednej sztuki, zaś najbliższa dostawa z Chin przypłynie dopiero za miesiąc, sprawdź szybko – może w innych hurtowniach jeszcze coś zostało. Jeśli tak, zamów szybko taką ilość, by wystarczyła Ci na miesiąc sprzedaży. Posiadając towar, którego w danym momencie nie można kupić nigdzie indziej, zyskasz w oczach swoich Klientów.
7. Dostawcom także zależy na harmonijnej współpracy z Tobą – muszą przecież komuś sprzedawać swój towar. Jako klient możesz stawiać wymagania. Mimo, że prowadzisz malutką firmę, nie obawiaj się sygnalizować problemów i zgłaszać reklamacji. Jeśli otrzymasz produkty które posiadają jakieś wady lub są nie do końca zgodne z zamówieniem, zawsze o tym informuj. Jeśli będziesz zwracać uwagę na takie rzeczy, Twój handlowiec dopilnuje, żeby przesyłki były zawsze dokładnie sprawdzane i bezpiecznie pakowane.
8. Kiedy zaczniesz składać zamówienia regularnie oraz będziesz terminowo regulować należności, spróbuj negocjować warunki współpracy handlowej. Twoi dostawcy sami z siebie nie zaproponują Ci dodatkowego rabatu. Nawet, jeśli nie uda Ci się nic załatwić za pierwszym razem, spróbuj ponownie za jakiś czas. Na pewno w końcu dostaniesz dodatkowy upust albo odniesiesz jakieś inne korzyści. Pytaj także o produkty gratisowe, bonusy oraz próbki. Większość hurtowni posiada szeroką ofertę takich produktów, ale rozdają je tylko tym kontrahentom, którzy zgłoszą na nie zapotrzebowanie.
9. Bądź ostrożny, jeśli chodzi o wszelkie nowości. Nie każdy produkt, reklamowany przez producenta jako „murowany bestseller” będzie się od razu świetnie sprzedawał. Często musi minąć sporo czasu, zanim produkt dotrze do świadomości Klientów, a jeszcze więcej – zanim faktycznie go kupią. Jeśli Twoi Klienci często pytają o zapowiadane nowości, a może nawet złożyli już u Ciebie zamówienie w opcji pre-order, to możesz podejrzewać, że chętnych znajdzie się więcej. Nie martw się jednak, że towar zniknie z hurtowni w ciągu kilku dni. Dystrybutorzy sprowadzają zazwyczaj duże partie, bo inaczej nie opłacałoby im się ściąganie towaru z odległych zakątków świata (najczęściej z Chin). Warto więc na początku wziąć kilka sztuk na próbę, a dopiero potem składać większe zamówienia.
10. Dostawcy często kuszą lepszymi warunkami zakupu dla zamówień składanych w ramach przedsprzedaży (niższa cena, unikatowe dodatki, limitowane serie gadżetów). Zawsze dobrze zastanów się przed złożeniem takiego zamówienia i oceń, jakie masz szanse, żeby sprzedać te produkty w możliwie krótkim czasie. Zdarza się, że towar zamówiony w ten sposób zalega potem w magazynie miesiącami. Wówczas oszczędności, które udało się poczynić podczas jego nabycia, szybko zostają przewyższone przez koszty zamrożenia pieniędzy. Oczywiście, pre-order ma sens, jeśli masz jako taką pewność, że produkty będą się płynnie sprzedawać. Pamiętaj jednak, że ta forma składania zamówień wygodna jest przede wszystkim dla dostawców.
Powyższe wskazówki mogą wydawać się zupełnie oczywiste. Jednak każdy z nas, sprzedawców, na pewno miał kiedyś problemy spowodowane niedopilnowaniem którejś z wymienionych spraw, zwłaszcza w początkowym okresie działalności. Wszelkie niedopatrzenia z naszej strony, dotyczące dostępności produktów, odbijają się na zaufaniu Klientów. Z drugiej strony, zbytni optymizm i lekkomyślność przy kupowaniu towaru może skutecznie zablokować naszą płynność finansową. Gdyby pogodzenie tych spraw było proste, to sklepy internetowe by nie upadały i każdy mógłby żyć z e-handlu.
