Jeśli sprzedawca stosuje kasę fiskalną, to klient, który kupuje towar lub usługę na cele niezwiązane z działalnością gospodarczą musi otrzymać paragon. Często okazuje się jednak, że taki klient dopiero po pewnym czasie „przypomina sobie”, że jednak potrzebuje faktury. Czy przedsiębiorca musi w takiej sytuacji ją wystawić? Czy są sytuacje, w której może odmówić wystawienia faktury?
Dokumentowanie sprzedaży – paragon czy faktura?
Według ogólnej zasady sprzedaż na rzecz osób nieprowadzących działalności gospodarczej należy udokumentować paragonem z kasy fiskalnej w momencie otrzymania płatności, chyba że sprzedawca korzysta ze zwolnienia z kasy – więcej na ten temat tutaj. Paragon należy obowiązkowo wręczyć osobie kupującej towary lub usługi, o ile nie zgłosi od razu, że dany zakup ma służyć działalności gospodarczej.
Na podstawie uzyskanego paragonu, nabywca może zażądać po pewnym czasie wystawienia faktury. Zresztą może to zrobić także od razu, ale wtedy trzeba pamiętać, że sprzedaży na rzecz osoby prywatnej nie można udokumentować wyłącznie fakturą – paragon i tak jest niezbędny.
W przepisach podatkowych znajdują się dwie różne zasady dotyczące terminów wystawienia dokumentu sprzedaży. Ordynacja podatkowa mówi, że przedsiębiorca wystawia rachunek na żądanie kupującego, ale po upływie 3 miesięcy od wykonania usługi lub wydania towaru nie ma już takiego obowiązku. Natomiast ustawa o VAT i rozporządzenie dotyczące fakturowania mówią o konieczności wystawienia faktury nie później niż 7 dnia od wykonania usługi lub wydania towaru.
W praktyce przyjmuje się, że pierwsza sytuacja ma zastosowanie w przypadku klientów indywidualnych, natomiast druga wobec przedsiębiorców. Jak to stosować w rzeczywistości biznesowej?
Wystawienie faktury VAT dla osoby prywatnej na podstawie paragonu
Wystawienie faktury dla nabywcy, który nie prowadzi działalności gospodarczej odbywa się na jego żądanie. Klient powinien okazać paragon, który został mu wydany przy zakupie towaru lub usługi i jest podstawą do wystawienia faktury. Zgodnie z ordynacją podatkową przedsiębiorca musi spełnić to żądanie w terminie do 3 miesięcy od momentu sprzedaży. Po upływie tego okresu fakturę nadal można osobie prywatnej wystawić – pod tym względem nie ma zakazu. Wystawienie faktury zależy od dobrej woli sprzedawcy.
Tutaj trzeba zauważyć, że faktura wystawiona do sprzedaży zaewidencjonowanej wcześniej na kasie fiskalnej nie zwiększa kwoty sprzedaży i nie powoduje żadnych konsekwencji podatkowych. Jest tylko dodatkowym dokumentem wystawianym do tej samej transakcji sprzedaży, który trzeba przechowywać.
W opisanej powyżej sytuacji prośby o fakturę sprzedawca odbiera od nabywcy paragon i załącza go do egzemplarza faktury, który przechowuje w dokumentach firmy. Fakturę do paragonu wystawia się z dniem zgłoszenia się po fakturę, jednak data sprzedaży na fakturze powinna wskazywać datę sprzedaży z paragonu.
A co, jeśli kupujący chce otrzymać fakturę, ale nie ma paragonu wystawionego do sprzedaży? W tej sytuacji wystawienie faktury VAT staje się problematyczne. Przedsiębiorca oczywiście może wystawić fakturę, jednak brak paragonu w przypadku kontroli podatkowej może zostać uznany za dodatkową sprzedaż, więc może to być wysoce niebezpieczne. Kontrolujący w tym wypadku mogą również ukarać przedsiębiorcę mandatem za niewystawienie paragonu osobie prywatnej.
Pod tym względem nie ma jednak pewności, jeśli chodzi o to jak postąpić. W opinii niektórych urzędów skarbowych, mimo braku paragonu należy nabywcy wystawić fakturę, a zamiast paragonu załączyć inne dokumenty potwierdzające dokonanie sprzedaży lub ksero paragonu z kopii paragonów, które zostają w firmie.
Faktura do paragonu dla przedsiębiorcy – czy istnieje limit terminu?
Transakcja z przedsiębiorcą musi zostać udokumentowana fakturą, oczywiście o ile sprzedawca wie o tym, że zakup ma służyć działalności gospodarczej. Dopóki nabywca mu tego nie powie, powinien założyć, że nabywca jest osobą prywatną, czyli wydrukować i wręczyć mu paragon. Po pewnym czasie jednak nabywca może wrócić z otrzymanym paragonem i twierdzić, że zakup miał jednak służyć działalności gospodarczej, co wymaga wystawienia faktury. Co w takiej sytuacji?
Wówczas przedsiębiorca, podobnie jak w przypadku osoby prywatnej, powinien wystawić fakturę VAT, a do jednego z egzemplarzy faktury dołączyć paragon. Podobnie, jak w przypadku transakcji z osobami fizycznymi, brak paragonu może być (i bywa) powodem do odmowy wystawienia faktury, aby nie narazić przedsiębiorcy na konsekwencje.
Trzeba jednak pamiętać, że inaczej niż w przypadku osób prywatnych, termin 3 miesięcy na żądanie wystawienia faktury nie obowiązuje. Ogólnie, funkcjonuje termin 7 dni.
Czy to oznacza, że fakturę trzeba wystawić tylko, jeśli od sprzedaży minęło nie więcej niż 7 dni? Nie. Tak naprawdę nie ma ograniczenia, jeśli chodzi o czas na wystawienie faktury na podstawie paragonu, gdy chodzi o zakup służący działalności gospodarczej.
W interpretacjach indywidualnych, izby skarbowe zwracają uwagę, że pomimo upływu terminów ustawowych na wystawienie faktury, przedsiębiorca zawsze powinien wystawić do paragonu fakturę dla innego przedsiębiorcy. Ważne, aby sprzedaż dokonana uprzednio została odpowiednio udokumentowana i rozliczona w ustawowych terminach.
W takich sytuacjach często zdarza się, że sprzedawca prosi nabywcę o spisanie oświadczenia, z którego wynika dlaczego faktura została wystawiona później. Ma to na celu zabezpieczenie sprzedawcy pod tym względem, że zgodnie z przepisami to on odpowiada za terminowe wystawienie faktury.
Zmiana terminu wystawiania faktur od początku 2014 r.
W kontekście tego artykułu warto pamiętać, że od początku 2014 r. zmieni się ogólny termin na wystawienie faktury. Zamiast wspomnianej zasady 7 dni, będzie to 15 dni od końca miesiąca, w którym miała miejsce sprzedaż. Jednak w kontekście konieczności wystawiania faktur do paragonów tak naprawdę niczego to nie zmieni. Po wydrukowaniu paragonu, nabywca prowadzący działalność gospodarczą i tak może zwrócić się do sprzedawcy z prośbą o fakturę i niezależnie od czasu, jaki upłynął od dokonania sprzedaży, nie powinno mu się tego odmawiać.
Przeczytaj też:
- Kiedy sklep internetowy ma rozliczyć VAT za sprzedaż wysyłkową dokonaną w 2014 roku? Nowe przepisy »
Autorem powyższego materiału jest Sebastian Bobrowski, Dyrektor Finansowy inFakt – firmy oferującej księgowość z dostępem do dokumentów i finansów w aplikacji online, darmowym kurierem i profesjonalną obsługą księgową.
