Funkcjonowanie każdej firmy, a zwłaszcza sklepu internetowego można skutecznie zoptymalizować. Największe pole do popisu znajduje się w tych obszarach, które odpowiadają za organizację magazynu, wysyłki i księgowość.
Jeśli chcemy oszczędzać i dodatkowo szybko dostarczać klientowi towar, powinniśmy się zastanowić, co możemy usprawnić w przebiegu towaru na linii hurtownia -> sklep -> klient. Poniżej kilka moich pomysłów, które w większości zostały wcielone w życie. Swoje uwagi przedstawiam jako współwłaściciel małego biznesu (http://swiezopalona.pl).
Plusy automatyzacji:
- szybsza wysyłka, czyli zadowolony klient;
- ograniczenie kosztów pracowników, czyli zysk;
- mniej pomyłek, czyli mniej kosztów związanych z czynnikiem ludzkim;
- przejrzysta księgowość.
Zacznijmy od elementarza. Każdy wie, że najważniejsze w sklepie jest wydajne oprogramowanie, które będzie można samodzielnie rozszerzać i modyfikować. W dużej mierze odpadają więc wszelkiego rodzaju usługi SaaS, chociaż część z nich spełnia wymagania stawiane przez klientów i rynek, oferując szeroki wachlarz integracji i powiązań. Niestety większość tego typu systemów nie umożliwia tworzenia własnych rozszerzeń – wyjątkiem jest na przykład Shopify. Całkiem ciekawą ofertę ma również IAI, ale tego nie potwierdzę, bo osobiście nie korzystałem.
Jeśli odrzucimy SaaS, to pozostają gotowe rozwiązania instalowane na serwerze – tutaj możemy przebierać w darmowych i płatnych skryptach, od Presta, Magento, Gekosale, po cStore, Shopera i wiele innych. Drugi, ten lepszy biegun, to rozwiązania pisane od początku na własne potrzeby. Podejrzewam, że 90% sprzedawców potwierdzi, że na pewnym etapie rozwoju biznesu staje się to koniecznością. Sam zaczynałem od usługi SaaS, teraz używam Gekosale, a kiedyś pewnie przejdę na platformę napisaną i rozszerzaną tylko dla naszych sklepów.
Usprawnienia
Co nam daje platforma, którą sami lub z pomocą programisty możemy rozszerzyć? Przede wszystkim usprawnienia, które pomogą nam w lepszej i szybszej obsłudze klienta.
Na pierwszym miejscu stawiam płatności internetowe
- Powinniśmy udostępnić klientom możliwość płacenia za towar za pomocą kart kredytowych, szybkich przelewów elektronicznych czy nawet sms-ów. W Polsce mamy wiele platform, ale tylko kilka oferuje produkty, które działają zgodnie z oczekiwaniami. Jeśli już mamy płatności, to po stronie naszego oprogramowania zamówienia opłacone powinny być automatycznie w odpowiedni sposób oznaczone i przekazane do dalszej realizacji.
- Jeśli oferujemy płatność standardowym przelewem, to musimy się uzbroić w cierpliwość. API do powiązania z systemem ma tylko jeden bank… Możemy próbować generować opłaty w XML, HTML czy CSV i parsować ich zawartość. Pomóc może także produkt Bankonet, umożliwiający wygenerowanie dokumentów, które później można w prosty sposób zaczytać do systemu i sparsować. Co ciekawe, firmy księgowe (o których za chwilę) implementują integrację z bankami w celu szybszego oznaczania faktur jako zapłacone. Mały minus tego rozwiązania to pominięcie naszego systemu, który musiałby pobierać statusy z programu księgowego.
Kolejnym elementem, który powinniśmy usprawnić, to zarządzanie wysyłką towaru
Większość z nas korzysta z Poczty Polskiej i firmy kurierskiej, a niektórzy dodatkowo z Paczkomatów.
- Jeśli korzystamy z firmy kurierskiej sprawa jest prosta. Wystarczy wykorzystać udostępnione przez firmy API i zintegrować je z posiadanym systemem. Dzięki temu do każdej paczki etykieta zostanie wygenerowana automatycznie (bez wpisywania jakichkolwiek danych!) i zostanie jej przypisany numer w systemie firmy transportowej. Unikniemy tym samym błędów, jakie moglibyśmy popełnić, zyskamy na czasie i nie zgubimy przesyłki.
- W przypadku Poczty Polskiej jest trochę trudniej. Można korzystać na przykład z programów typu m4system (ale trzeba samodzielnie uzupełniać dane) lub API, jakie udostępnia na przykład druczki-pocztowe.pl . Można także samodzielnie stworzyć generator etykiet. Jednak do firm kurierskich Poczcie Polskiej wiele pod każdym względem brakuje.
Równie niezbędna wydaje się integracja z systemem księgowym
Dla małych firm polecam oprogramowanie webowe, takie jak na przykład wfirma.pl lub infakt.pl, a przynajmniej produkt z dobrze rozbudowanym API. Umożliwi to tworzenie faktur/rachunków/korekt, ich generowanie, automatyczne wysyłanie i możliwość wydruku. Dzięki temu będziemy mieć większy porządek w dokumentach i łatwiej odnajdziemy wybraną fakturę.
Magazynowanie i dostawcy to również ważny, o ile nie najważniejszy temat
Powinniśmy zapewnić sobie nieprzerwalność dostaw towaru do klienta. Zakładamy, że większość najlepiej sprzedających się produktów mamy w magazynie, a „resztę” oferujemy do sprowadzenia w kilka dni. Wszystko zależy od tego, czy mamy połączenie z hurtowniami za pomocą jakiejś platformy B2B lub poprzez udostępniane do pobrania pliki XML czy CSV z aktualnym stanem magazynowym. Jeśli tak, to problemem jest tylko napisanie odpowiedniej funkcji synchronizacji, dzięki której zawsze będziemy mieć aktualny stan magazynowy.
Co ważne, powinniśmy taką integrację wykorzystać nie tylko do wyświetlania stanów magazynowych, ale przede wszystkim do składania zamówień. Dlatego warto przygotować moduł, który wyświetli nam niskie stany magazynowe oraz zamówione produkty do sprowadzenia i zaproponuje złożenie zamówienia w danej hurtowni (za pomocą jednego kliknięcia wyśle e-mail lub przekaże informacje do hurtowni via API). Jeśli hurtownia udostępnia interfejs do wprowadzania danych z zamówieniami, to musimy je niestety przepisać. Jeśli udostępnia API do składania zamówień to ten problem znika.
Oznaczenia opakowań
Może nie jest to stricte automatyzacja oprogramowania, a działania magazynu, ale warto pamiętać o wprowadzeniu oznaczeń dla produktów. Mogą to być kody kreskowe lub chociażby własna numeracja. Oznaczenia powinny znaleźć się zarówno na produktach, jak i na fakturach oraz w systemie. Dzięki takiemu rozwiązaniu pakujący towar zawsze znajdą właściwy produkt i ilość pomyłek spadnie do minimum.
Marketing i reklama
Kolejnym, według mnie najciekawszym, zestawem przyspieszającym działanie naszego sklepu mogą być automatyczne akcje marketingowe. Oprócz masowej zmiany cen o określony procent, warto przygotować narzędzie, które pozwoli nam na automatyczną podmianę banerów, ustawienie określonej promocji na wybrane produkty i wysyłkę mailingu.
Automatyzacja obsługi klienta
Tutaj pole do popisu jest bardzo duże, tyle tylko, że i tak nic nie zastąpi bezpośredniego kontaktu na linii sprzedawca-klient. Możemy spróbować wprowadzić na centrali telefonicznej oprogramowanie, które odczyta podany przez klienta numer zamówienia i poinformuje go o stanie realizacji. Podobne rozwiązanie możemy zaimplementować do bota Gadu-Gadu czy innego komunikatora z którego korzystamy. Niestety, problemu reklamacji raczej przez automat nie rozwiążemy.
Allegro
Jeśli ktoś ma zamiar korzystać lub korzysta z Allegro, to warto powiązać swój magazyn z produktami rezerwowanymi do sprzedaży na aukcjach. Dodatkowo, najlepiej jeśli nasz system umożliwiałby wystawienie produktu bezpośrednio na Allegro, z zadanym szablonem i ceną.
Niektóre platformy mają gotowe takie rozwiązania, do innych trzeba je stworzyć samodzielnie.
To wszystkie moje luźne dywagacje na temat usprawnień. Jeśli rozpoczynamy sprzedaż, to warto zwrócić uwagę przede wszystkim na pierwsze cztery punkty. Dzięki nim oszczędzimy naprawdę wiele czasu, pieniędzy i nerwów.
—
Autorem powyższego tekstu jest Paweł Małkowski – założyciel, a obecnie współwłaściciel sklepu ŚwieżoPalona.pl i WłoskieEspresso.pl. Kawosz i zwolennik poprawiania wszystkiego, co tylko można poprawić.
Powyższy artykuł pochodzi z Magazynu eKomercyjnie #5. Zapraszamy do przeczytania całego numeru!
Zdjęcie © Rainer Plendl – Fotolia.com
