Kasę fiskalną zwykle kojarzymy ze sklepem stacjonarnym. Przepisy wymagają jednak, by w określonych przypadkach stosowały ją również sklepy działające w sieci. Czy można uniknąć tego obowiązku działając zgodnie z przepisami? Jakie trzeba spełnić kryteria?
Ustawa o VAT mówi, że kas fiskalnych muszą używać przedsiębiorcy, którzy dokonują sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. O ile w przypadku sklepu stacjonarnego ten obowiązek nie sprawia większego problemu, o tyle wystawianie paragonów fiskalnych może być uciążliwe dla przedsiębiorców prowadzących sprzedaż online.
Oprócz standardowych kłopotów związanych z samym wydatkiem na kasę oraz koniecznością drukowania i przechowywania paragonów przez 5 lat, pojawia się także problem z przekazywaniem paragonów klientom – zwłaszcza, gdy sprzedaż następuje drogą elektroniczną. Na szczęście tego obowiązku można niekiedy uniknąć – decyduje o tym szereg kryteriów.
Które e-sklepy muszą stosować kasy fiskalne?
Niektóre działalności gospodarcze wymagają stosowania kasy fiskalnej niezależnie od tego, jakim kanałem prowadzą sprzedaż. A zatem nie ma znaczenia, czy działają w Internecie, czy stacjonarnie. Do takich działalności należy sprzedaż m.in.:
- sprzętu radiowego, telewizyjnego i telekomunikacyjnego,
- sprzętu fotograficznego z wyłączeniem części i akcesoriów fotograficznych,
- gazu płynnego,
- części samochodowych,
- wyrobów z metali szlachetnych lub z udziałem tych metali,
- alkoholu i papierosów,
- oprogramowania i muzyki zapisanych na nośnikach fizycznych (płyty DVD, CD, pamięć flash).
Warto pamiętać, że obowiązek posiadania kasy pojawia się w momencie, gdy w ofercie sklepu jest choćby jeden towar z powyższej listy. Przykładowo, sklep sprzedający ręcznie wykonaną biżuterię z filcu, koralików itp. wymaga stosowania kasy fiskalnej, jeśli jego oferta zostanie poszerzona o srebrną lub złotą biżuterię. W takiej sytuacji, po zainstalowaniu kasy fiskalnej paragony trzeba wydawać na wszystkie sprzedawane towary.
Drugie kryterium stosowania kasy fiskalnej opiera się na kwocie obrotu w roku podatkowym. Obowiązek stosowania kasy fiskalnej mają właściciele e-sklepów, których obroty w poprzednim roku podatkowym przekroczyły 20 000 zł netto (do tej kwoty nie zalicza się sprzedaży zwolnionej z kasy – opisanej poniżej). Dla przedsiębiorców rozpoczynających działalność, limit ten jest obliczany od dnia pierwszej sprzedaży na rzecz osoby prywatnej proporcjonalnie do liczby dni, jakie pozostały do końca roku. Przykładowo, jeśli sklep dokonał sprzedaży na rzecz osoby prywatnej 1 października 2013 r., do końca roku pozostają 92 dni. Dzieląc kwotę 20 000 zł przez 365 dni i mnożąc otrzymany wynik przez 92 dni otrzymamy limit w wysokości 5 041 zł.
Według ogólnej zasady, przekroczenie limitu 20 tys. zł rocznie rodzi obowiązek ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej. Nie oznacza to jednak, że kasę fiskalną trzeba nabyć wówczas od razu. Na zakup oraz zgłoszenie kasy przedsiębiorca ma dwa miesiące od daty przekroczenia limitu.
Na szczęście istnieją rodzaje sprzedaży, których do tego limitu nie trzeba zaliczać. Zastosowanie się do kilku prostych przepisów sprawia, że stosowania kasy można uniknąć bez względu na wysokość sprzedaży.
Płatność za pośrednictwem banku – prosty sposób na uniknięcie kasy fiskalnej
Dla sklepu internetowego szczególnie istotne jest to, że odgórnie zwolniona z kasy fiskalnej jest sprzedaż, za którą płatność następuje za pośrednictwem banku. Może to być sprzedaż wysyłkowa lub świadczenie usług (dowolnego rodzaju, także elektronicznych). W praktyce oznacza to, że należność wpłacana przez klienta musi trafiać na konto przedsiębiorcy. Możliwości jest kilka, np. przelew bankowy, systemy płatności elektronicznych, płatność kartą kredytową lub przekazem pocztowym.
Aby uzyskać zwolnienie na tej podstawie trzeba jednak posiadać dane osób, które dokonały zakupu oraz zapisywać je w specjalnej ewidencji, która pozwoli połączyć klientów z transakcjami, a zwłaszcza płatnościami. Jak to osiągnąć?
Otóż każdy wpływ na konto bankowe firmy powinien być odpowiednio opisany. Do identyfikacji wpłaty może posłużyć pole „Tytułem”, w którym klient powinien wpisać:
- nazwę towaru lub usługi i datę sprzedaży (w przypadku sklepów internetowych może wystarczyć tylko numer zamówienia),
- dane klienta (w przypadku sprzedaży wysyłkowej towarów także jego adres).
Te same dane powinny znaleźć się w opisie poszczególnych transakcji pochodzących z serwisów oferujących automatyczne płatności, o co trzeba zadbać samodzielnie.
Jak prowadzić ewidencję, która da prawo do zwolnienia na podstawie sposobu płatności? Tak naprawdę wystarczy tabelka w arkuszu kalkulacyjnym, który można przechowywać na komputerze (nie ma obowiązku drukowania ewidencji). Plik powinien zawierać dane wszystkich transakcji zgromadzone tak, aby bez trudu można było powiązać konkretną transakcję z danymi klienta i wpływem na konto bankowe firmy.
Rezygnacja z nośnika także pozwala na zwolnienie z kasy fiskalnej
Obowiązujące przepisy w połączeniu z dostępnymi rozwiązaniami technologicznymi stwarzają możliwość uniknięcia konieczności kasy w jeszcze inny sposób. Jest to możliwe w przypadku sprzedaży plików elektronicznych udostępnianych przez Internet, w tym zwłaszcza e-booków, gier, filmów, muzyki, czy oprogramowania.
Zgodnie z opisanymi powyżej zasadami, handel danymi zapisanymi na nośnikach fizycznych bezwzględnie wymaga stosowania kasy fiskalnej. Te nośniki mogą być dowolnego rodzaju, np. płyty CD, DVD czy pendrive’y. Wystarczy jednak przejść na sprzedaż tych samych zasobów bez nośników (tylko elektronicznie), aby sprzedaż nie wymagała stosowania kasy fiskalnej – o ile spełnione są powyższe kryteria dla zwolnienia.
Jest to związane z tym, że sprzedaż w postaci udostępniania plików elektronicznych przez Internet jest w polskim prawie traktowana jak usługa. A zatem można skorzystać z powyższego zwolnienia, o ile płatność następuje za pośrednictwem banku, a sprzedawca posiada dane nabywców i prowadzi ewidencję pozwalającą na połączenie transakcji z klientem i płatnością. W przypadku niektórych platform sprzedaży pozwalających zaproponowanie klientom automatycznych płatności może to być utrudnione. Dlatego warto korzystać z tych, które pozwalają na odpowiednie opisywanie płatności.
A co jeśli sprzedawca dysponuje danymi tylko części odbiorców, np. dlatego, że niektórzy nie opisują przelewów właściwie? Wtedy transakcje dla odbiorców, których można zidentyfikować, nie wlicza się do obrotu 20 000 zł. Wlicza się jedynie pozostałe. Jest to pewne zabezpieczenie, gdy z jakiegoś powodu klient poda fikcyjne dane lub nie poda ich w ogóle.
Autorem powyższego materiału jest Sebastian Bobrowski, Dyrektor Finansowy inFakt – firmy oferującej księgowość z dostępem do dokumentów i finansów w aplikacji online, darmowym kurierem i profesjonalną obsługą księgową.
